Semua dokumen organisasi harus disimpan dalam arsip. Misalnya, Kode Pajak menyatakan bahwa dokumen utama, surat-surat yang mengkonfirmasi pembayaran pajak, dan lainnya harus dilindungi selama empat tahun. Tapi ada juga dokumen seperti itu yang bisa dimusnahkan setelah setahun, misalnya jadwal liburan. Pembuangan harus dilakukan setelah akta dikeluarkan.
instruksi
Langkah 1
Pertama, harus dicatat bahwa dokumen-dokumen yang "telah memenuhi tujuannya" dapat dibuat dalam undang-undang hanya jika jangka waktu sebelum 1 Januari tahun ketika kertas itu dibuat, yaitu, dokumen-dokumen tahun 2010 harus dimasukkan dalam tindakan hanya pada tahun 2016.
Langkah 2
Sebelum menyusun tindakan dan menghancurkan dokumentasi, buat inventaris yang harus disetujui oleh kepala organisasi dan buat protokol.
Langkah 3
Dianjurkan untuk membuat tindakan dalam bentuk tabel. Di sudut kanan atas, tentukan detail organisasi. Kemudian tulis “Saya setuju” dengan huruf kapital di bawah ini, dalam garis biasa, tunjukkan posisi di bawahnya (manajer, direktur umum, dll), kemudian nama keluarga dan inisial. Tentukan tanggal pembuatan undang-undang bahkan di bawah.
Langkah 4
Setelah itu, tunjukkan tujuannya, misalnya, untuk menyorot dokumen yang kedaluwarsa untuk dihancurkan. Selanjutnya, buat daftar alasannya, misalnya, "berdasarkan daftar dokumen organisasi yang khas …"
Langkah 5
Di bawah ini adalah bagian tabular, yang terdiri dari delapan kolom. Yang pertama adalah nomor seri. Yang kedua adalah nama dokumen, misalnya, jadwal liburan atau korespondensi tentang pekerjaan dengan personel. Yang ketiga adalah tanggal akhir, yaitu tanggal yang ditunjukkan dalam dokumen terakhir, misalnya, jadwal liburan berakhir pada 2010, jadi Anda perlu menulis "2010". Anda tidak perlu menentukan bulan di sini.
Langkah 6
Berikutnya adalah kolom dengan nomor inventaris, jika tidak ada, Anda dapat meletakkan tanda hubung. Kemudian letakkan indeks kasus sesuai dengan nomenklatur, misalnya grafik 05-20, di mana 05 adalah indeks departemen, dan dua digit kedua adalah nomor urut kasus.
Langkah 7
Setelah itu, tunjukkan jumlah unit penyimpanan, misalnya, grafik dapat dalam satu salinan, tetapi korespondensi dengan bingkai dalam bentuk jamak. Kemudian isi kotak dengan jangka waktu penyimpanan sesuai dengan buku referensi. Di bagian akhir, jika perlu, isi kolom "catatan".
Langkah 8
Setelah bagian tabel, tuliskan bahwa inventaris tersedia dan disetujui oleh protokol kepala yang menunjukkan nomor dan tanggal kompilasi.
Langkah 9
Selanjutnya diringkas totalnya, yang dinyatakan dalam jumlah item dokumen siap musnah, misalnya selama periode 2006-2010, 234 item dimusnahkan.
Langkah 10
Kemudian manajer memeriksa semua data lagi dan menandatangani dokumen.
