Sebagian besar organisasi memiliki dokumen yang disimpan selama beberapa dekade. Untuk mencegah surat berharga Anda hilang atau kusut, arsipkan dalam folder plastik atau hardboard. Sebelum melakukan ini, pastikan untuk menetapkan nomornya sendiri untuk setiap kontrak. Ini akan memudahkan untuk menemukannya saat dibutuhkan.
instruksi
Langkah 1
Untuk dengan mudah menemukan kontrak yang tepat, buatlah buku akuntansi. Ambil buku catatan persegi yang tebal. Beri nomor pada lembar pertama. Berikan nomor keamanan dan tuliskan di jurnal ini. Nomor hanya boleh terdiri dari angka, misalnya 345. Atau memiliki huruf - 123-ID. Selain itu, masukkan tanggal saat kontrak dibuat. Baris dalam jurnal akan terlihat seperti ini: 1. Kontrak No. 345-Id tanggal 2011-03-23. Dalam catatan, tunjukkan esensi transaksi, jika diperlukan oleh gaya dokumentasi perusahaan.
Langkah 2
Ketika ada lebih dari satu badan hukum dalam organisasi, siapkan jurnal kontrak mereka sendiri untuk masing-masing. Gunakan simbol konvensional untuk penunjukan. Misalnya, tuliskan dokumen LLC "Tiga Beruang" sebagai 456-TM. Dan tandai kontrak dari OJSC "Wolf and Little Red Riding Hood" 876-VKSH. Angka-angka harus dimasukkan ke dalam buku catatan agar tidak ada kebingungan.
Langkah 3
Bahkan jika setiap divisi perusahaan terlibat dalam pelaksanaan dan persetujuan dokumen, harus ada satu pembukuan kontrak. Jika tidak, jumlah dokumen akan berulang, yang akan membawa perselisihan ke dalam kegiatan perusahaan. Perintahkan sekretaris atau manajer kantor untuk menyimpan jurnal ini. Jangan memberi karyawan stempel atau tanda tangan dengan CEO sampai nomor identifikasi diberikan padanya.
