Korespondensi bisnis memiliki fitur yang membedakannya dari pesan pribadi. Gaya komunikasi resmi, sapaan dengan nama dan patronimik, kepatuhan pada aturan ejaan dan tanda baca adalah dasar dari surat bisnis yang benar.
instruksi
Langkah 1
Lebih baik memulai surat dengan kata-kata "Dear (s) …". Jika Anda perlu menghubungi seseorang yang berpangkat lebih tinggi, pastikan untuk melakukannya dengan nama dan patronimik. Berkomunikasi dengan mudah dalam hidup, Anda perlu mempertahankan nada resmi dalam korespondensi bisnis. Jika tiba-tiba surat itu sampai ke CEO, dia akan terkejut melihat sapaan seperti "Hei, bro."
Langkah 2
Saat menyapa satu orang, tulis dengan huruf kapital: Anda, Anda, Anda, Anda, dll. Beberapa referensi selalu huruf kecil.
Langkah 3
Nada surat harus serius dan bijaksana. Jangan masuk jauh ke dalam deskripsi terperinci tentang alur kerja, tulis langsung ke intinya. Jangan mengambil waktu berharga dari lawan bicara dengan menceritakan kembali detail yang tidak dia butuhkan.
Langkah 4
Gunakan font standar dan hitam saat menulis. Teks berwarna pelangi tidak mudah dibaca. Jika Anda ingin menyorot beberapa frasa, tulis di depannya "Saya menarik perhatian Anda bahwa …".
Langkah 5
Jangan gunakan emotikon. Mereka hanya relevan dalam korespondensi ramah. Baginya, lebih baik meninggalkan nada humor dan ekspresi gaul ("sabun" - email, "programmer" - programmer, dll.)
Langkah 6
Mulailah surat Anda dengan menyatakan inti masalahnya. Baru kemudian ajukan semua pertanyaan Anda.
Langkah 7
Cobalah untuk memasukkan 1/3 lembar A4 dengan font kedua belas. Huruf besar sulit dibaca. Mereka sering tidak dibaca sampai akhir, atau seluruh paragraf dilewati. Jika Anda perlu menulis tentang banyak hal, bagilah informasi tersebut menjadi beberapa pesan.
Langkah 8
Akhiran terbaik untuk surat bisnis "Salam, nama depan dan belakang." Jika berkomunikasi melalui email, pastikan untuk menulis tanda tangan yang akan menyertai semua surat. Harus ada:
- nama keluarga, nama, jika perlu - patronimik;
- posisi;
- Nama Perusahaan;
- alamat;
- telepon;
- informasi tambahan - slogan, keinginan, dll., jika disediakan oleh gaya korporat.
Langkah 9
Periksa tanda baca dan ejaan. Jika Anda tidak yakin tentang koma, buat kalimat secara berbeda atau bagi menjadi dua. Lebih baik mengganti kata yang mencurigakan dengan sinonim.
