Banyak organisasi memiliki persyaratan ketat untuk mengatur dokumen dan membuat arsip. Penting untuk memastikan keamanan kasing dan mengisolasinya dari pengintaian. Setiap pegawai perusahaan harus dapat mem-flash file, dan melakukannya dengan susah payah dan sangat akurat.
Diperlukan
- - Uraian Tugas
- - Penusuk alat tulis atau mesin penjilid buku
- - Benang atau benang yang kuat
- - Jarum jahit
- - Lem alat tulis
- - Kertas putih
- - Gunting
- - Penggaris
- - Pena
- - Seal (menyegel lilin jika perlu)
instruksi
Langkah 1
Anda perlu mem-flash case sesuai dengan deskripsi pekerjaan Anda. Bagaimanapun, pekerjaan ini di semua perusahaan dilakukan sesuai dengan prinsip umum. Pertama, Anda perlu memberi nomor pada setiap dokumen secara berurutan. Ingatlah untuk melepaskan semua klip kertas, staples logam, dan peniti dari kertas.
Langkah 2
Mulailah menjahit kasing sehingga lembaran dapat dibaca dengan bebas. Untuk melakukan ini, buat empat lubang vertikal dengan penusuk klerikal di tengah margin kiri dokumen. Jarak antara lubang harus setidaknya tiga sentimeter. Lebih mudah menggunakan mesin desktop khusus untuk menjahit dan mengikat dokumen A-4. Dengan bantuannya, tidak akan sulit untuk membuat folder yang diperlukan - ia dapat segera mengebor tumpukan kertas setebal 10 cm.
Langkah 3
Gunakan jarum jahit khusus untuk mengikat dokumen, serta benang bank atau benang nilon yang kuat. Sebagai upaya terakhir, Anda dapat melipat benang biasa beberapa kali. Biasanya, dokumen dijahit dua kali berturut-turut agar sprei lebih rapat. Ini sangat penting jika kasus sedang dipersiapkan untuk arsip abadi.
Langkah 4
Biarkan ujung yang longgar pada benang atau benang sekitar 6 cm. Ujung-ujungnya harus ditarik melalui lubang tengah di sisi yang salah dari dokumen terakhir dan diikat dengan kuat menjadi simpul.
Langkah 5
Rekatkan simpul dan ujung benang dengan lingkaran (berdiameter sekitar 4 cm) atau persegi (4 kali 5 cm) dengan lem klerikal. Sosok itu harus dipotong dari kertas putih tebal.
Langkah 6
Tempatkan segel sehingga sebagian menutupi label kertas dan salah satu tepinya menutupi lembar terakhir kotak stapler. Anda juga bisa mengisi tempat ini dengan sealing wax.
Langkah 7
Tunggu sampai lem benar-benar kering. Kemudian, tepat di bawah meterai, tunjukkan jumlah lembar dalam arsip dan tanda tangan pejabat. Tambahkan surat pengesahan dan tunjukkan tanggal pengesahan. Salinan dokumen dari beberapa lembar juga diajukan, sementara itu perlu untuk membubuhkan stempel dengan tanda tangan, tanggal dan tulisan "Salinan itu benar".
Langkah 8
Ikat kasing untuk penyimpanan sementara ke dalam paperback, dan dokumen untuk arsip permanen ke dalam hardcover. Tunjukkan tenggat waktu pada kasing yang dijahit.
