Pendaftaran dokumen adalah proses yang dinyatakan dalam memperbaiki kredensial tentang dokumen tertentu ketika dikirim, diterima, dibuat. Saat ini, jurnal, kartu, dan formulir pendaftaran dokumen otomatis digunakan.
Pendaftaran dokumen internal adalah bagian integral dari kegiatan badan, lembaga, organisasi komersial, atau pengusaha perorangan negara bagian atau kota. Dalam praktiknya, proses ini bermuara pada memperbaiki informasi dasar tentang dokumen dalam format khusus yang digunakan untuk pendaftaran internal.
Dalam hal ini, tidak hanya dokumen masuk dan keluar yang biasanya tunduk pada pendaftaran internal, tetapi juga dokumen yang dibuat di organisasi itu sendiri (misalnya, kontrak dengan rekanan). Tanggung jawab untuk mendaftarkan dokumen sering kali diberikan kepada sekretaris atau juru tulis; dalam organisasi besar, seluruh departemen diciptakan untuk mengoptimalkan proses ini.
Apa saja bentuk-bentuk pendaftaran dokumen internal?
Bentuk paling umum dari pendaftaran dokumen internal masih merupakan pendaftaran jurnal. Dalam hal ini, informasi tentang dokumen dimasukkan ke dalam jurnal khusus, dibagi menjadi beberapa kolom. Pastikan untuk memasukkan data pada tanggal penerimaan, pengiriman atau pembuatan dokumen, nomor pendaftarannya, nama, dan deskripsi singkatnya dicatat.
Bentuk alternatif adalah pendaftaran kartu dokumen, di mana informasi tentang setiap dokumen dimasukkan ke dalam kartu terpisah, aturan pengisian yang disetujui sebelumnya. Akhirnya, formulir paling progresif dianggap sebagai pendaftaran dokumen otomatis, yang meminimalkan dokumen.
Apa bentuk yang paling nyaman untuk organisasi?
Formulir jurnal pendaftaran dokumen internal dapat digunakan secara efektif dalam organisasi kecil, di mana satu spesialis bertanggung jawab atas penerapan prosedur yang relevan. Kerugian dari formulir ini adalah tidak mungkin beberapa karyawan bekerja secara bersamaan pada pendaftaran dokumen, sehingga tidak cocok untuk perusahaan besar. Selain itu, dengan adanya beberapa jurnal pendaftaran dokumen (misalnya, di departemen yang berbeda), kebingungan sering muncul dengan data pendaftaran mereka.
Kelemahan ini diatasi dengan menggunakan formulir kartu registrasi internal, yang memungkinkan Anda merekam informasi tentang sejumlah dokumen dengan cepat dan efisien. Jika tujuan perusahaan adalah meminimalkan dokumen, maka disarankan untuk menggunakan formulir pendaftaran internal otomatis, yang akan memerlukan perangkat lunak khusus.
