Keputusan-keputusan penting yang dibuat dalam suatu rapat, rapat atau rapat harus dicatat dalam risalah sehingga dapat diambil untuk dieksekusi. Untuk melakukan ini, pertama-tama perlu menyusun protokol dengan benar, memberikan perhatian besar pada bentuk dan isi dokumen. Meskipun tidak ada satu bentuk pun, ada beberapa keanehan di sini.
instruksi
Langkah 1
Siapkan kertas A4 atau kop surat perusahaan (untuk dokumen internal). Ini akan menyelamatkan Anda dari keharusan memasukkan detail lengkap secara manual (nama organisasi, alamat, dll.). Di tengah atas lembaran, segera tulis nama "Menit", dan di bawahnya, dalam cetakan yang lebih kecil, jelaskan secara singkat esensi - topik utama rapat. Cantumkan tanggal dan lokasi acara. Sekarang mulailah mengisi bagian pengantar wajib, yang menyangkut daftar peserta rapat yang terlibat langsung dalam pengambilan keputusan umum.
Langkah 2
Di awal, tulis nama belakang, nama depan, patronimik, dan posisi pemimpin (ketua rapat). Dalam format yang sama, sebutkan rincian sekretaris yang membuat risalah rapat. Selanjutnya, di bagian "Dihadiri", daftar semua orang yang ikut serta dalam rapat (nama lengkap, posisi). Dalam kasus sejumlah besar peserta, daftar yang tidak akan muat di halaman, tunjukkan jumlah total mereka, lampirkan daftar lengkap dalam dokumen terpisah. Jangan lupa untuk membuat tautan ke sana di akhir protokol di bagian "Lampiran". Tempatkan bagian "Agenda" sebagai blok berikutnya di menit. Di sini, dalam daftar bernomor, buat daftar semua masalah untuk pertemuan ini.
Langkah 3
Isilah isi protokol secara ketat sesuai dengan urutan yang ditentukan dalam agenda. Setiap paragraf harus berisi tiga bagian. Yang pertama ("Mendengarkan"), berikan teks laporan dan pastikan untuk menunjukkan nama dan inisial, serta posisi pembicara. Di bagian “Pembicara”, dalam format yang sama, tunjukkan peserta lain dalam rapat yang mengambil posisi selama diskusi. Pada bagian berikutnya yang berjudul “Memutuskan”, tuliskan keputusan-keputusan yang diambil selama persidangan, sebutkan jumlah suara yang diberikan “menolak”, “mendukung” atau “abstain”. Selanjutnya membubuhkan tanda tangan ketua rapat dan sekretaris.
