Sekretaris di kantor juga melakukan fungsi pengiriman. Melalui dia kontak utama dan komunikasi telepon resmi dilakukan. Kesan pertama perusahaan Anda bahwa orang yang menghubungi Anda tergantung pada seberapa kompeten dan profesional sekretaris berkomunikasi di telepon. Oleh karena itu, untuk menjawab panggilan, sekretaris perlu mengetahui etika bisnis.
instruksi
Langkah 1
Selalu kendalikan emosi dan suasana hati Anda. Tidak peduli seberapa menyenangkan atau sedih Anda, mengangkat telepon, Anda harus bijaksana dan bisnis. Nada bicara Anda harus datar, tenang, dan baik hati. Jika Anda terburu-buru untuk mendekat dan kehabisan napas, tarik napas dalam-dalam dan embuskan beberapa kali sebelum mengucapkan salam agar pernapasan Anda menjadi normal.
Langkah 2
Saat Anda menerima panggilan, selalu mulai percakapan terlebih dahulu, tanpa menunggu apa yang diberitahukan oleh ujung telepon yang lain. Ini harus menjadi pengantar dan salam standar. Ucapkan halo dan beri nama perusahaan yang dipanggil lawan bicara Anda. Jika dia tidak memperkenalkan dirinya, minta maaf, tanyakan dengan siapa Anda berbicara.
Langkah 3
Pelajari tentang masalah dan fungsi yang dilakukan oleh divisi perusahaan Anda dan diselesaikan oleh spesialis tertentu untuk meneruskan panggilan masuk dari pelanggan dan pelanggan dengan benar. Saat mentransfer panggilan, beri tahu nama dan nama belakang spesialis dengan siapa Anda menghubungkan lawan bicara telepon Anda. Kepada karyawan yang Anda alihkan panggilannya, beri tahu nama penelepon dan pertanyaan yang diajukannya. Anda tidak boleh mengambil fungsi sebagai konsultan, bahkan jika Anda dapat melakukannya dengan baik, biarkan orang tersebut menyelesaikan masalahnya dengan spesialis yang berwenang untuk melakukan ini.
Langkah 4
Anda dapat memberikan informasi latar belakang jika pertanyaan seperti itu muncul: nama lengkap perusahaan Anda, nama belakang, nama depan dan patronimik direktur, wakil dan kepala departemennya, alamat kantor. Buat dan setujui dengan direktur daftar terpisah dari orang-orang yang dia akan selalu bebas.
Langkah 5
Pastikan untuk menyimpan log panggilan. Tuliskan semua yang diminta untuk Anda sampaikan, jangan mengandalkan ingatan, agar tidak melupakan sesuatu yang penting. Semua informasi harus dikomunikasikan kepada mereka yang dimaksudkan. Tentukan nama perusahaan atau nama belakang dan nama depan orang yang menelepon, tulis nomor telepon yang dapat dihubungi kembali, tanggal dan waktu panggilan.
