Dalam organisasi besar, kebanyakan pengunjung biasanya mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dari sekretariat. Kesan komunikasi apa yang akan ditinggalkan oleh asisten manajer? Apakah klien ingin menelepon lagi? Apakah orang yang tertarik akan menerima jawaban lengkap atas pertanyaan mereka? Agar percaya diri dengan kualitas positif sekretaris, Anda harus secara bertanggung jawab mempersiapkan pertemuan pertama dan mengatur dan melakukan wawancara dengan kompeten.
instruksi
Langkah 1
Sekretaris adalah wajah perusahaan. Pertama-tama, evaluasi penampilan pelamar. Lagi pula, bukan tanpa alasan mereka mengatakan bahwa mereka disambut oleh pakaian mereka, tetapi mereka dikawal oleh pikiran mereka. Penampilan sekretaris yang rapi dan ramah dapat membantu Anda mendapatkan kontrak yang Anda butuhkan atau menegosiasikan negosiasi yang akan datang. Jika Anda memiliki "citra" Anda sendiri, cobalah untuk mendengarkan intuisi Anda. Jika Anda menyetujui posisi seseorang yang menyebabkan kontradiksi internal Anda, maka mungkin akan sulit untuk bekerja dengannya, karena sekretaris tidak hanya wajah perusahaan, tetapi juga tangan kanan manajer. Namun, jangan langsung menyetujui seseorang yang akan menyenangkan Anda dengan penampilan yang cerah dan cantik. Gambar yang cantik dapat dengan cepat menjadi membosankan, dan kertas-kertasnya akan tetap tidak dirakit.
Langkah 2
Selama percakapan, dengarkan baik-baik: sekretaris akan berkomunikasi dengan klien, melakukan percakapan telepon dan menulis surat. Pidatonya harus kompeten, ujungnya konsisten, dan nadanya baik hati. Berikan perhatian khusus pada keberadaan apa yang disebut kata-kata parasit dalam pidato. Jika monolog pelamar dipenuhi dengan kata-kata “jadi artinya”, “bisa dikatakan demikian”, “eh”, “baik”, maka Anda tidak mungkin mencapai ketiadaan ungkapan-ungkapan ini dalam lingkungan bisnis. Penggunaan jargon dan slang dianggap tidak dapat diterima, kecuali jika Anda sendiri yang mengizinkan percakapan tersebut berlangsung secara informal.
Langkah 3
Minta sekretaris untuk mengetik dikte. Jadi, Anda memeriksa tiga kualitas penting sekaligus: kecepatan mencetak, kemampuan menulis, dan keterampilan komputer pribadi. Sengaja membuat kesalahan gaya dan mengamati reaksi pelamar. Jika dia dengan sopan menyarankan cara yang paling cocok untuk menyusun frasa, tandai ini untuk diri Anda sendiri dengan "plus".
Langkah 4
Pelajari resume sekretaris dengan cermat. Perhatikan pekerjaan sebelumnya, tanyakan pada pelamar tentang alasan keluar. Orang yang sopan dan cerdas tidak akan pernah berbicara secara tidak memihak tentang mantan pemimpin, "melempar lumpur" ke tim atau membicarakan kesalahannya sendiri. Jawaban paling dapat diterima yang dapat Anda dengar adalah ketidaksesuaian dalam ekspektasi gaji. Sorot kata-kata kunci dalam teks resume dan dalam kisah lawan bicara: ketepatan waktu, ketertiban, ketahanan terhadap stres, keramahan, kesopanan. Ingatlah bahwa sekretaris sering menjadi penghubung antara berbagai departemen organisasi; baik suasana hati manajer maupun kenyamanan, suasana ramah dan ketertiban di seluruh kantor dapat bergantung pada kualitas profesional dan pribadinya.
