Sekretaris mengatur, mendistribusikan, dan memastikan kegiatan kepala. Pertama-tama, itu adalah asisten dalam berbagai masalah organisasi. Pekerjaan seperti itu membutuhkan peralihan cepat dari satu jenis pekerjaan ke jenis pekerjaan lainnya.
Sekretaris memiliki banyak tanggung jawab, tetapi mereka disatukan oleh tujuan bersama: untuk memberikan bantuan maksimal kepada manajer dalam pekerjaannya dan menghemat waktu. Sekretaris perlu bekerja dengan dokumentasi, telepon, faks, menerima dan mendistribusikan panggilan, berkomunikasi dengan pengunjung, mengatur pertemuan, rapat, perjalanan bisnis untuk manajemen.
Tugas sekretaris
Seringkali dalam organisasi kecil, sekretaris juga dipercayakan dengan fungsi juru tulis. Ini termasuk pemeliharaan dan pengelolaan surat-surat resmi, persiapan dokumen, organisasi lalu lintas dan kegiatan dengan mereka, akuntansi dan penyimpanan.
Jika volumenya tidak terlalu besar, ini menjadi tanggung jawab sekretaris. Jika volumenya sangat besar, posisi juru tulis diperkenalkan, yang membutuhkan pendidikan khusus. Kegiatan utama sekretaris adalah bekerja dengan peralatan kantor dan dokumen. Dibutuhkan ketelitian dan ketelitian.
Pengetahuan bahasa asing menjadi poin utama. Saat menyusun resume, wajib untuk menunjukkan tingkat kemahiran di dalamnya.
Pendidikan tidak harus berbeda dalam spesialisasi tertentu. Namun, kondisi yang sangat diperlukan adalah esensinya, terkait dengan kemampuan menganalisis data, menemukan pendekatan kepada orang-orang.
Dalam kualitas pribadi, tidak berlebihan untuk menyebutkan ketenangan, organisasi, dan keramahan. Sekretaris adalah wajah perusahaan. Posisinya cukup bertanggung jawab.
Tanggung jawab termasuk mendistribusikan panggilan telepon, pertemuan pengunjung. Secara umum diterima untuk menganggap pekerjaan kesekretariatan sebagai tahap awal tangga karier. Tetapi untuk batu loncatan seperti itu, diperlukan tingkat pendidikan yang cukup tinggi.
Penampilan sekretaris adalah kartu nama perusahaan. Tanggung jawab mungkin terbatas hanya untuk menyajikan kopi dan menerima telepon, tetapi kemungkinan akan meluas ke bentuk penyusunan dokumen penting dan mengatur rekreasi untuk manajemen dan keluarganya.
Oleh karena itu, penting untuk menunjukkan pencapaian dalam resume Anda. Ini wajib bahkan jika tempat kerja sebelumnya adalah posisi kurir. Pelaporan pencapaian memberikan pemahaman kepada calon pemberi kerja bahwa pencari kerja pandai mencatat pekerjaannya di tempat kerja dan keterampilan menyoroti poin-poin utama dari pengalamannya.
Sukses
Prestasi selalu indikatif, karena karyawan yang proaktif dan produktif menarik bagi perusahaan mana pun. Yang terbaik adalah menunjukkan pencapaian dengan bantuan angka atau fakta tertentu.
Cukup menyebutkan beberapa poin kunci, tetapi yang benar-benar signifikan dan penting. Ini akan memungkinkan Anda untuk menyorot hal utama tanpa membebani bagian dengan sejumlah besar informasi. Saat mencantumkan pencapaian utama, perlu ditekankan manfaat atau manfaat apa yang telah diterima perusahaan.
Misalnya, dengan menunjukkan keberhasilan, Anda dapat mengakhiri kalimat dengan frasa bahwa penerapannya telah mengurangi biaya perusahaan sebesar persentase tertentu. Penting untuk menggambarkan pencapaian Anda dengan benar. Anda tidak boleh mengubah resume Anda menjadi mirip dengan deskripsi pekerjaan. Bahkan jika dokumen ini diambil sebagai dasar untuk menggambarkan pengalaman, masuk akal untuk memeriksa semua kata dengan hati-hati.
Terkadang kesuksesan digambarkan sebagai orang pertama. Kata-kata ini sedikit bertentangan dengan konsep resume umum. Lebih baik menahan diri untuk tidak menggunakannya. Lebih nyaman dan dibenarkan adalah opsi "diimplementasikan", "strategi diterapkan … yang disediakan …" dan seterusnya.
Anda dapat merujuk ke salah satu kesuksesan Anda yang paling signifikan dalam surat lamaran yang dikirim bersama resume Anda. Setelah membaca pesan seperti itu, majikan atau manajer pasti ingin membiasakan diri dengan dokumen terlampir.
Contoh dan rekomendasi
Prestasi mereka bahkan bisa dalam pekerjaan rutin. Di antara mereka ada yang paling menang:
- berhasil melewati beberapa pemeriksaan;
- percepatan aliran dokumen di perusahaan dengan pengenalan dan pengembangan database elektronik bersama dengan departemen pemrograman;
- organisasi transisi yang sukses dari perusahaan besar dari versi 7.7 "1C: Enterprise" ke 8.3;
- meningkatkan efisiensi departemen perencanaan melalui pengenalan otomatisasi perhitungan, yang memastikan pengurangan dua kali lipat dalam staf ekonom.
Penting untuk menggambarkan apa yang sebenarnya telah dicapai. Keberhasilan kepala akuntan tidak boleh diatribusikan jika tanggung jawabnya bukan merupakan bagian dari fungsi yang dilaksanakan. Dan dalam beberapa kasus, ketika mengubah jenis kegiatan, menjadi perlu untuk membawa kemenangan lebih dekat ke tugas-tugas baru pertumbuhan karier.
Prestasi profesional menunjukkan tugas dan tujuan yang diwujudkan dalam kegiatan. Mereka dapat menjadi konsekuensi dari manifestasi dari serangkaian kualitas yang diperlukan. Bagi seorang pemimpin, ini sangat berarti.
Jadi, di antara opsi yang berhasil mungkin muncul:
- mengoordinasikan pekerjaan manajer puncak perusahaan;
- persiapan kontrak, dokumentasi yang diperlukan untuk penandatanganan;
- menerima panggilan dengan distribusinya;
- mengirim, menerima, dan mendaftarkan korespondensi;
- pertemuan dan koordinasi tamu;
- bantuan dan organisasi acara perusahaan;
- Dukungan perjalanan;
- dukungan administrasi kepala;
- menyediakan semua yang diperlukan untuk berfungsi penuh;
- koordinasi kegiatan kebersihan dan jasa kurir;
- resistensi stres dan bebas konflik, keterampilan komunikasi yang sangat baik;
- penampilan elegan yang menyenangkan;
- keterampilan dalam menggunakan peralatan kantor;
- kemampuan untuk bekerja dengan informasi rahasia;
- kepemilikan PC, MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook dan program komputer lainnya untuk bekerja dengan email, "Consultant Plus", Lotus pada tingkat pengguna tingkat lanjut.
Contoh resume yang sukses termasuk yang mengidentifikasi dan melakukan tanggung jawab. Masuk akal juga untuk memberi tahu calon pemberi kerja tentang alasan mengapa pekerjaan resmi tidak dilakukan lebih awal.
Signifikansi Menunjukkan Prestasi
Varian dari indikasi yang berhasil dari kualitas yang diperlukan sehubungan dengan persyaratan untuk pelamar adalah sebagai berikut:
- organisasi kehidupan kantor: memesan air, kopi, alat tulis, organisasi perbaikan peralatan kantor, pembersihan;
- penerjemahan dokumentasi, termasuk teknis;
- bekerja dengan peralatan kantor;
- menasihati klien tentang layanan perusahaan;
- organisasi pertemuan tamu VIP;
- menyediakan lingkungan kerja yang menyenangkan dan nyaman.
Masuk akal untuk menunjukkan alasan sebenarnya sebagai alasan untuk meninggalkan tempat kerja sebelumnya. Misalnya, bekerja tanpa registrasi resmi, di bawah kontrak kerja sipil. Dokumen terkait harus dilampirkan.
Opsi berikut diperbolehkan: ketika mempertimbangkan proposal, alasan objektif apa pun tidak mengarah pada pekerjaan;
- keterpencilan besar tempat kerja masa depan dari tempat tinggal (tidak nyaman untuk sampai ke sana);
- ketidaksesuaian tugas yang tercantum dalam pengumuman;
- syarat pembayaran yang tidak jelas;
- ketidakpatuhan terhadap TC;
- pelatihan ulang, cuti panjang, keadaan keluarga.
Dalam daftar keterampilan dan kemampuan profesional, mereka yang berkontribusi pada pencapaian ditunjukkan. Ini bisa berupa menjawab panggilan, mendaftarkannya untuk memberi tahu manajer, menyusun rencana kerja untuk bos, melaksanakan tugas, membuat catatan layanan, bekerja dengan dokumen apa pun.
Sangat baik untuk menyebutkan pengalaman mengeluarkan perintah kepada karyawan dari manajer dan memantau pelaksanaannya, menemukan kontraktor untuk tugas-tugas individu, menyediakan tempat kerja manajer dengan sarana yang diperlukan dalam bentuk perlengkapan kantor, peralatan, memfasilitasi pertimbangan permintaan yang cepat. dan proposal dari karyawan, memelihara arsip file dan dokumen, memastikan keamanannya, mentransfer ke arsip, mengatur perjalanan bisnis untuk kepala, memesan tiket pesawat dan kereta api, memesan hotel.
Pencapaian profesional dalam resume adalah bagian penting darinya. Anda tidak boleh mengabaikannya saat menulis resume sendiri dan berharap untuk membuat kesan yang baik pada majikan. Dari pengalaman kerja, mereka benar-benar memilih kelebihan mereka, partisipasi dalam proyek, pelaksanaan tugas apa pun, pelatihan lanjutan. Prestasi apa pun dapat disorot dalam bidang kegiatan apa pun.
Jangan malu untuk memuji diri sendiri sedikit. Ini akan membantu membuat resume menarik bagi pemberi kerja. Maka undangan untuk wawancara tidak akan membuat Anda menunggu.
