Agenda merupakan kerangka suatu rapat atau rapat. Di situlah topik utama untuk diskusi dan area utama diskusi ditetapkan. Ini menetapkan urutan pertemuan, memusatkan perhatian para peserta pada percakapan profesional, tidak memungkinkan diskusi berkembang menjadi pertukaran pandangan yang kacau.
instruksi
Langkah 1
Mulailah mempersiapkan agenda segera setelah manajemen memutuskan tanggal dan topik rapat. Panas di tumit, akan lebih mudah bagi Anda untuk merumuskan poin-poinnya. Selain itu, Anda akan memiliki cukup waktu untuk mengoreksi opsi pertama jika manajer ingin mengubahnya.
Langkah 2
Soroti aspek mayor dan minor dari topik pertemuan. Jangan membebani agenda dengan masalah kecil yang bisa diselesaikan secara rutin. Pilihan terbaik adalah memasukkan 1-2 poin penting, dalam diskusi yang diminati oleh sebagian besar tim, dan berikan waktu untuk penyelesaian segera dari masalah yang kurang penting, termasuk yang muncul selama pertemuan.
Langkah 3
Merumuskan item agenda. Hindari kalimat yang ambigu atau ambigu. Buat item dalam agenda Anda sespesifik mungkin. Setelah membacanya, peserta rapat akan mudah memahami inti masalah dan tujuan pembahasannya. Jika Anda mengalami kesulitan, cari bantuan dari spesialis yang akan memberikan pidato utama tentang topik ini.
Langkah 4
Setiap item harus dimulai dengan preposisi "tentang" atau "tentang": "Atas inisiatif departemen penjualan untuk mengadakan hari pembersihan" atau "Tentang redistribusi fungsi antara departemen pemasaran dan layanan pers", dll. Jika ada dokumen peraturan yang diajukan untuk didiskusikan, klausulnya mungkin berbunyi sebagai berikut: "Tentang persetujuan Piagam perusahaan" atau "Tentang amandemen uraian tugas staf sekretariat", dll. Untuk pertanyaan informatif yang tidak memerlukan diskusi, harap berikan penjelasan yang sesuai dalam tanda kurung atau dipisahkan dengan titik dua. Misalnya, "Pada bidang penerbitan buku yang menjanjikan: Laporan Wakil Direktur Jenderal dalam perjalanan bisnis ke seminar."
Langkah 5
Susun agenda Anda. Dalam praktiknya, ada dua cara untuk menyusun pertanyaan: dari yang paling penting ke yang kurang penting dan dari yang kecil ke yang signifikan. Setiap opsi memiliki aspek positifnya. Dalam kasus pertama, masalah utama dipertimbangkan di awal pertemuan. Karyawan lebih aktif, kelelahan belum mempengaruhi mereka. Tapi diskusi pertanyaan pertama mungkin berlarut-larut, tidak akan ada waktu tersisa untuk memecahkan masalah kecil, tapi penting. Jika pertemuan dimulai dengan poin-poin yang kurang penting, karyawan secara bertahap bergabung dengan ritme dan pada saat masalah utama diumumkan, mereka sepenuhnya siap untuk dialog yang konstruktif.
Langkah 6
Cetak agenda sesuai dengan kebutuhan administrasi organisasi Anda. Selain pertanyaan aktual untuk diskusi, sebutkan tanggal, waktu, lokasi pertemuan, pembicara utama, peserta, dan pakar yang diundang. Menyetujui dokumen dengan kepala organisasi. Anda akan melampirkan agenda asli nanti ke risalah rapat. Berdasarkan agenda yang telah disetujui, siapkan buletin atau pengumuman untuk karyawan.
