Dalam kegiatan produksinya, setiap perusahaan membuat banyak dokumen yang harus disimpan untuk beberapa waktu, dan terkadang cukup lama. Untuk itu diperlukan penataan arsip.
instruksi
Langkah 1
Buat kondisi yang diperlukan untuk menyimpan dokumen dalam arsip. Pertama-tama, ruangan harus dilindungi dari pengaruh langsung sinar matahari, tingkat kelembaban udara tidak boleh melebihi tingkat yang diizinkan, dan akses ke orang yang tidak berwenang juga harus ditutup.
Langkah 2
Harap dicatat bahwa sesuai dengan persyaratan untuk tempat arsip, penempatannya tidak diperbolehkan di bangunan kayu, bangunan bobrok, bangunan dengan fondasi lembab, loteng atau ruang bawah tanah. Pada saat yang sama, tempat yang dimaksudkan untuk menyimpan berbagai dokumen arsip di gedung yang disesuaikan harus diisolasi dari sisa tempat yang terletak di gedung ini. Juga, tidak diperbolehkan untuk menempatkan arsip di lokasi gedung yang ditempati oleh layanan katering umum, organisasi yang menyimpan bahan kimia atau bahan berbahaya kebakaran, gudang makanan.
Langkah 3
Tempatkan arsip organisasi di gedung yang disesuaikan atau dibangun khusus untuk menyimpan arsip. Ruangan harus dijauhkan dari benda-benda berbahaya sesuai dengan keselamatan kebakaran. Ini, misalnya, termasuk tempat parkir mobil, pompa bensin, garasi. Juga, tidak boleh ada benda yang mencemari udara di dekat tempat arsip perusahaan.
Langkah 4
Saat memilih ruangan yang cocok untuk mengatur arsip, pertimbangkan bahwa beberapa ruangan terpisah diperlukan untuk pengoperasian normal arsip: penyimpanan arsip; ruang untuk menerima dokumen; tempat untuk penggunaan dokumen yang disimpan; ruang kerja pegawai arsip.
Langkah 5
Pindahkan penyimpanan arsip jauh dari laboratorium, rumah tangga dan tempat industri. Pada saat yang sama, perhatikan bahwa itu tidak memiliki saluran ventilasi umum dengan mereka dan dipisahkan dari kamar tetangga menggunakan dinding dan langit-langit tahan api dengan batas tahan api setidaknya dua jam. Juga, di ruang arsip, peletakan pipa pembuangan dan pasokan air tidak termasuk.
Langkah 6
Buat untuk organisasi penyimpanan "Peraturan tentang penyimpanan dokumen" dan setujui dengan kepala. Selain itu, atas perintah kepala, harus ditunjuk seseorang yang akan bertanggung jawab atas kearsipan. Juga, komisi ahli khusus sedang dibuat, yang secara berkala akan melakukan pemeriksaan dokumen untuk kepatuhan dengan periode penyimpanannya.
