Sesuai dengan Pasal 17 Undang-Undang Federal 125-F3, file pensiunan karyawan dapat ditransfer ke arsip. Sebelum menyerahkan dokumen, mereka harus diarsipkan, diberi nomor, diinventarisasi dan dihias dengan sampul. Ini harus dilakukan oleh petugas personalia yang berwenang.
Diperlukan
- - map;
- - semua dokumen;
- - pensil;
- - inventaris;
- - daftar pengiriman.
instruksi
Langkah 1
Untuk mentransfer kasus karyawan yang mengundurkan diri ke arsip, atur dokumen dalam urutan kronologis terbalik. Ini berarti bahwa ketika Anda bekerja, Anda membuat file pribadi, yang lembar pertama adalah lamaran pekerjaan. Saat mentransfer kasus ke arsip, lembar pertama adalah surat pengunduran diri.
Langkah 2
Saat mengajukan file pribadi karyawan, pada saat yang sama buat inventaris dokumen yang akan diajukan. Dalam file pribadi untuk ditransfer ke arsip, arsipkan semua dokumen yang tersedia: kuesioner atau resume, salinan dokumen pendidikan, salinan pesanan untuk pekerjaan, pemecatan, dan perintah lain yang dikeluarkan selama pekerjaan karyawan. Ini dapat berupa perintah untuk menaikkan atau menurunkan upah, untuk mentransfer, untuk melakukan tugas tambahan, dll. Lampirkan juga semua sertifikat yang pernah diberikan karyawan kepada organisasi Anda, salinan kontrak kerja, perjanjian tambahan, peraturan yang terkait dengan pekerjaan karyawan.
Langkah 3
File file dalam folder dengan pengikat, nomor semua lembar di sudut kanan atas. Ini harus dilakukan dengan pensil sederhana. Di bagian atas, arsipkan inventaris, tanda tangani map, beri kode huruf pada huruf awal nama belakang karyawan, serta di sampul map dalam jumlah besar tahun pemecatan dari perusahaan Anda.
Langkah 4
Anda dapat melacak tahun pemecatan untuk satu karyawan atau beberapa yang berhenti dalam satu tahun. Jika Anda menghitung beberapa karyawan, maka letakkan semua file pribadi dalam satu folder umum dan tanda tangani tahun pemecatan di sampulnya. Maksimal 250 lembar dapat disimpan dalam satu folder. Bentuk setiap kasus kompleks tidak hanya berdasarkan tahun pemecatan, tetapi juga dengan alfabet nama keluarga.
Langkah 5
Saat mentransfer semua kasing ke arsip, buat daftar pengiriman. Di kolom pertama, tunjukkan nomor urut kasus, di kolom kedua, indeks semua kasus menurut nomenklatur. Kolom ketiga diisi dengan nama judul, keempat - dengan tanggal, kelima - dengan jumlah lembar, keenam - dengan umur simpan, kolom ketujuh Anda dapat mengisi jika ada catatan atau tambahan.
