Penyimpanan dokumen yang tepat merupakan elemen penting dari pekerjaan kantor. Sebelum mengirim kertas ke arsip, mereka harus di-flash. Untuk melakukan ini, Anda harus mengetahui aturan dasar untuk pengarsipan kasus.
Itu perlu
- - penusuk;
- - jarum;
- - benang kasar;
- - lem.
instruksi
Langkah 1
Beri nomor pada semua lembar menggunakan pensil timah hitam. Nomornya diletakkan di pojok kanan atas. Tempatkan dokumen dalam urutan kronologis, dimulai dengan yang tertua. Jika ada amplop dengan dokumen terlampir, maka Anda perlu memberi nomor pada amplop, dan kemudian setiap dokumen di dalamnya.
Langkah 2
Lepaskan semua klip kertas dan bagian logam lainnya. Jika dokumen Anda tidak memiliki margin pengarsipan, rekatkan selembar kertas ke sana. Siapkan semua kertas untuk jahitan dengan mendasarkan keempat tusukan dan menempatkannya di penutup karton.
Langkah 3
Bundel dokumen harus dijepit dengan penjepit, ditusuk dengan penusuk atau dibor dengan alat khusus untuk menjahit dokumen. Tanpa melepas klem, jahit kertas dengan jarum panjang menggunakan benang kasar, benang, atau selotip.
Langkah 4
Untuk menjahit yang benar, perlu untuk memasukkan jarum dari sisi belakang ke dalam lubang yang kedua berturut-turut, melewati jarum di sepanjang sisi belakang dan kembali lagi ke lubang kedua. Setelah itu, jarum harus dibawa keluar ke sisi depan dan lubang kedua harus dijahit, tetapi sudah dari atas. Benang ditarik keluar dari belakang, dan kedua ujungnya diperbaiki sehingga ekor benang dapat disegel dengan kertas (kertas kalkir).
Langkah 5
Stempel organisasi diletakkan di atas kertas yang direkatkan pada benang, dan pejabat (direktur, kepala akuntan) juga menandatangani. Pada sampul kardus, inventaris dokumen direkatkan, yang diarsipkan dalam satu bundel. Itu harus menunjukkan nama organisasi dan unit strukturalnya, mencantumkan tanggal, menunjukkan periode penyimpanan dokumen dan kode arsip, jika diadopsi di organisasi Anda.
