File pribadi semua pensiunan dan pensiunan karyawan harus dikirim ke arsip untuk disimpan (Pasal 17 Undang-Undang Federal No. 125-F3). Seorang karyawan departemen personalia wajib menyiapkan folder dengan dokumen dan mentransfernya ke karyawan arsip yang berwenang dari tangan ke tangan.
Diperlukan
- - folder;
- - pengikat;
- - pensil;
- - inventaris;
- - memindahkan inventaris.
instruksi
Langkah 1
Sebelum mengirimkan file pribadi ke arsip, persiapkan dengan cermat semua dokumen yang tersedia yang tersisa di departemen personalia setelah pemecatan karyawan. Undang-undang menetapkan tenggat waktu tertentu di mana perlu memiliki waktu untuk mentransfer file pribadi karyawan untuk penyimpanan arsip. Mereka tidak boleh lebih dari 12 bulan setelah pemecatan terjadi.
Langkah 2
Atur setiap file pribadi dalam urutan kronologis terbalik. Jika selama bekerja halaman pertama adalah lamaran yang ditulis oleh seorang karyawan untuk suatu pekerjaan, dalam dokumen arsip halaman pertama akan menjadi surat pengunduran diri.
Langkah 3
Semua lembar dilipat dalam urutan yang benar, arsipkan dengan pengikat, nomor dalam urutan. Buat inventaris pada lembar terpisah. Masukkan semua halaman terikat dari file pribadi Anda di bawah nomor seri.
Langkah 4
Lampirkan inventaris di bagian atas semua halaman. Jika Anda mengisi file pribadi untuk setiap karyawan secara terpisah, letakkan di folder karton, dengan huruf besar tulis huruf pertama nama belakang karyawan dan tahun pemecatan.
Langkah 5
Saat mentransfer kasus ke arsip, diperbolehkan untuk menempatkan beberapa kasus pensiunan karyawan ke dalam satu folder, tetapi jumlah lembar di dalamnya tidak boleh lebih dari 250. Dalam satu folder, letakkan kasus pensiunan karyawan dalam satu tahun, yang namanya dimulai dengan huruf yang sama. Pendaftaran file pribadi semacam itu paling sering digunakan di perusahaan besar, di mana arus besar personel lewat selama satu tahun.
Langkah 6
Untuk semua kasus yang disiapkan, buat lembar transfer, yang memiliki bentuk terpadu. Di kolom No. 1, tuliskan nomor seri setiap kasus, di kolom No. 2 - indeks setiap kasus sesuai dengan nomenklatur, No. 3 - nama judul kasus, No. 4 - tanggal, No. 5 - jumlah lembar yang ditransfer untuk setiap kasing secara terpisah, No. 6 - periode penyimpanan, # 7 - penambahan atau catatan yang ada.
