Di organisasi mana pun, bahkan yang kecil, banyak pesanan dan pesanan yang berbeda dikeluarkan dan disimpan. Jika semuanya didaftarkan dan diajukan menjadi satu hal, maka cepat atau lambat akan menimbulkan kebingungan. Dan perwakilan dari lembaga inspeksi tidak mungkin menyetujui pencatatan tersebut.
instruksi
Langkah 1
Untuk membagi pesanan yang dikeluarkan di perusahaan dengan benar, Anda perlu dipandu oleh dokumen-dokumen berikut:
- disetujui oleh Rosarkhiv "Daftar dokumen manajemen khas yang dihasilkan dalam kegiatan organisasi, menunjukkan waktu penyimpanan";
- instruksi untuk pekerjaan kantor (dikembangkan oleh badan pengatur).
Berdasarkan dokumen-dokumen ini, nomenklatur kasus harus dikembangkan di setiap perusahaan. Berdasarkan itu, perintah, instruksi, dan dokumen lainnya dibagi.
Tergantung pada ukuran perusahaan dan strukturnya, nomenklatur kasus yang dikembangkan dapat dibagi menjadi departemen dengan indikasi kode huruf, atau dapat bersifat umum.
Bagaimanapun, semua pesanan di perusahaan secara kondisional dibagi menjadi pesanan untuk kegiatan utama dan ekonomi dan pesanan untuk personel.
Langkah 2
Pesanan untuk kegiatan utama dan ekonomi, sebagai suatu peraturan, disimpan oleh sekretaris (kecuali ditentukan lain dalam urutan terpisah). Dia juga bertanggung jawab untuk mendaftarkan, menyimpan, dan mengarsipkan pesanan ini.
Dokumen berbeda dalam hal waktu penyimpanan. Pesanan untuk aktivitas utama perusahaan (untuk struktur organisasi, untuk persetujuan tabel kepegawaian, untuk membuat perubahan padanya, dll.) Memiliki jalur penyimpanan - terus-menerus. Pada akhir tahun kalender, mereka diserahkan ke arsip perusahaan.
Pesanan pada masalah ekonomi dan operasional disimpan selama 5 tahun. Mereka diberi nomor urut tanpa huruf. Jika volume pesanan yang dikeluarkan di perusahaan besar, sepanjang tahun mereka dibagi menjadi beberapa volume. Setelah berakhirnya periode penyimpanan, mereka dihancurkan dengan pendaftaran tindakan yang sesuai.
Langkah 3
Pesanan untuk personel dibuat dan disimpan di departemen manajemen personalia perusahaan. Mereka juga berbeda dalam umur simpan.
Kasus terpisah adalah perintah untuk masuk, pemecatan dan transfer dengan periode penyimpanan 75 tahun. Perintah untuk mengubah nama keluarga, perjalanan bisnis jangka panjang, pemindahan karyawan sementara jangka panjang, dll. Juga diajukan di sini. Dokumen-dokumen ini terdaftar di jurnal, memiliki penomoran dan huruf yang berkesinambungan (paling sering "ls", "k"). Pada akhir tahun, pesanan tersebut dijahit menjadi satu folder bersama dengan log pendaftaran dan diserahkan ke arsip.
Langkah 4
Pesanan untuk liburan (reguler, tanpa bayaran, dll.), Perjalanan bisnis jangka pendek dan transfer dibuat dalam file terpisah, disimpan selama 5 tahun. Sebuah huruf ditambahkan ke penomoran pesanan (misalnya, "o" atau kode departemen).
Pesanan untuk koleksi memiliki periode penyimpanan yang sama. Namun, disarankan untuk menyimpannya secara terpisah, karena mereka disertai dengan bahan analisis (catatan penjelasan, risalah, pemberitahuan dan keputusan komite serikat pekerja, dll.).
Setelah berakhirnya periode penyimpanan, pesanan ini akan dimusnahkan.
Langkah 5
Disarankan juga untuk menyimpan pesanan promosi secara terpisah (masa penyimpanan - 75 tahun). Dalam kasus terpisah, perintah untuk mempromosikan perusahaan mereka sendiri dan atasan mereka diajukan. Kasus ini diajukan dalam arsip seperti yang terbentuk.
