Prosedur untuk mengeluarkan pesanan untuk perusahaan ditetapkan oleh instruksi untuk pekerjaan kantor. Pada saat yang sama, pembukuan dan penyimpanan dokumen-dokumen ini disimpan dalam buku pendaftaran pesanan khusus, yang harus ada di setiap organisasi.
instruksi
Langkah 1
Buat daftar pesanan. Di perusahaan besar, ini dilakukan oleh petugas terpisah; perusahaan kecil menunjuk orang yang bertanggung jawab untuk tujuan ini. Anda dapat menggunakan formulir yang disetujui dari buku pendaftaran, dan dikembangkan secara mandiri.
Langkah 2
Buat sampul buku catatan pesanan. Itu harus terbuat dari bahan padat agar lembaran pesanan tidak kusut selama penyimpanan. Perlu dicatat bahwa dokumen-dokumen ini harus disimpan di perusahaan setidaknya selama 5 tahun.
Langkah 3
Tulis di sampul depan nama bisnis, judul buku, dan periode. Bergantung pada frekuensi penerbitan pesanan dalam organisasi, log pendaftaran dapat dihitung untuk satu bulan, kuartal, atau tahun. Sisi belakang sampul berisi informasi tentang orang yang bertanggung jawab untuk memelihara dan menyimpan dokumen.
Langkah 4
Pilih salah satu cara untuk menyimpan pesanan di buku registrasi. Mereka dapat direkatkan ke dalam buku atau disisipkan dengan pengikat. Opsi kedua lebih disukai jika Anda perlu mendapatkan salah satu pesanan dan membuat salinannya. Semua pesanan harus diatur dalam urutan kronologis. Beberapa bisnis meninggalkan nomor cadangan yang mungkin diperlukan untuk memproses pesanan secara surut. Namun, metode ini ilegal, jadi Anda tidak boleh menyalahgunakannya.
Langkah 5
Kembangkan formulir umum untuk pesanan perusahaan. Biasanya, ini adalah kop surat, di bagian atasnya terdapat detail perusahaan yang sudah disiapkan sebelumnya: nama, alamat, dan informasi pendaftaran.
Langkah 6
Keluarkan pesanan. Masukkan nomor dan tanggal kompilasi. Setelah itu, buatlah judul yang secara singkat menjawab pertanyaan "tentang apa?" Teks utama terdiri dari pernyataan dasar pesanan dan bagian administrasi. Di akhir, tanda tangan kepala atau orang lain yang berwenang diletakkan.
Langkah 7
Setelah itu, pesanan dibuat di buku registrasi pesanan. Jika dokumen tersebut mempengaruhi karyawan perusahaan, misalnya, komisi dibentuk, maka orang-orang ini harus mencatat bahwa mereka telah membaca pesanan dan membubuhkan tanda tangannya.
