Dokumen adalah bagian integral dari dokumen apa pun di perusahaan atau organisasi, terlepas dari apakah itu pribadi atau publik. Dokumen diisi, disortir, dikirim, diterima, dll. Jika ada beberapa dokumen, Anda hanya perlu membuat daftar - ini tidak hanya akan menyederhanakan pekerjaan juru tulis dan kategori pekerja lainnya (ekonom, akuntan, dll.), Tetapi juga karyawan organisasi lain, jika mereka menerima dokumen yang Anda kirim.
instruksi
Langkah 1
Kumpulkan dokumen yang diperlukan dari satu kategori, yaitu dokumen yang terkait dengan satu jenis (konfirmasi biaya produksi, dokumen penerimaan / penjualan, dll.). Kumpulkan dokumentasi administrasi secara terpisah: perintah, keputusan, perintah. Urutkan menurut kepengarangan (perintah kepala organisasi, perintah kepala departemen, dll).
Langkah 2
Buat folder untuk menyimpan dokumen yang sudah disortir dan arsipkan semuanya dalam urutan kronologis. Buat inventaris setiap folder. Beri mereka nomor inventaris.
Langkah 3
Buat tabel berdasarkan dokumen dengan bidang yang sesuai, membagi lembar menjadi kolom dan baris. Tandatangani kolom sesuai dengan tujuan dokumen dan fungsinya. Pada saat yang sama, ingatlah bahwa register harus berisi informasi lengkap tentang dokumen, sehingga karena satu dan lain alasan Anda tidak perlu membuka dokumen itu sendiri berulang kali dan mempelajarinya karena satu dan lain alasan. Jadi, misalnya, daftar dokumen yang mengkonfirmasi biaya yang dikeluarkan harus berisi kolom berikut: nomor dokumen, nama, isi dokumen, jumlah dan tanda pada pengembalian dokumen.
Langkah 4
Pada gilirannya, daftar dokumen pemegang saham JSC, JSC, dll. harus mencakup data yang diperlukan untuk mengidentifikasi semua orang yang terdaftar dalam daftar, menetapkan hak mereka atas saham, menerima pendapatan dari saham orang yang terdaftar dalam daftar, mengumpulkan data tentang semua pemilik saham, serta informasi tentang penerimaan oleh mereka dari semua jenis pemberitahuan tentang rapat dan acara lainnya.
Langkah 5
Anda harus menyadari bahwa ketika menyusun daftar dokumen untuk kenyamanan dan kecepatan pencarian Anda di masa depan, perlu untuk menyimpan semua catatan dalam urutan kronologis.
Langkah 6
Hanya jika daftar dokumen dikompilasi dengan benar, Anda tidak perlu menghabiskan waktu ekstra untuk mencari, Anda dapat dengan cepat dan mudah menemukan kertas yang Anda butuhkan, mengirim permintaan atau pemberitahuan yang diperlukan dan hanya melakukan pekerjaan Anda dengan kualitas tinggi.
