Dalam kegiatan mereka, banyak perusahaan mengirim karyawan mereka dalam perjalanan bisnis. Tampaknya tidak ada yang rumit - hanya karyawan yang melakukan tugas dan kembali darinya. Tetapi bahkan acara sederhana seperti itu membutuhkan proses pendokumentasian yang cukup banyak.
Diperlukan
- - surat keterangan perjalanan
- - tugas layanan
- - pesanan perjalanan bisnis
- - laporan awal
- - melaporkan pekerjaan yang dilakukan
instruksi
Langkah 1
Selesaikan tugas pekerjaan untuk karyawan yang merinci tujuan dan waktu perjalanan karyawan. Biasanya, tugas seperti itu dibuat oleh kepala unit struktural tempat karyawan yang melakukan perjalanan bisnis bekerja. Kemudian tanda tangani tugas pekerjaan ini dengan kepala perusahaan, karena dialah yang membuat keputusan selanjutnya tentang kelayakan perjalanan bisnis ini.
Langkah 2
Siapkan Pesanan Perjalanan Karyawan. Perintah semacam itu biasanya dikeluarkan oleh kepala perusahaan, berdasarkan penugasan pekerjaan yang diajukan oleh kepala unit struktural. Biasakan karyawan yang melakukan perjalanan bisnis dengan Pesanan ini tanpa tanda tangan.
Langkah 3
Menerbitkan surat keterangan perjalanan bisnis untuk karyawan, berdasarkan Business Trip Order. Sertifikat ini menunjukkan waktu kedatangan karyawan ke tempat tujuan dan waktu keberangkatannya dari sana. Menurut tanda ini, setelah kembalinya karyawan, waktu sebenarnya yang dihabiskan untuk perjalanan bisnis dihitung dan tunjangan perjalanan dihitung.
Langkah 4
Beri karyawan uang muka untuk biaya perjalanan. Pengeluaran tersebut termasuk pembayaran per diem, perjalanan, sewa akomodasi, dll. Pengeluaran harian dibayarkan kepada karyawan untuk setiap hari perjalanan bisnis, serta untuk semua hari yang ia habiskan dalam perjalanan. Jika seorang karyawan dikirim dalam perjalanan bisnis di dalam negeri, uang muka tersebut dibayarkan dalam mata uang nasional, dan jika di luar negeri, maka dalam mata uang negara tempat ia bepergian.
Langkah 5
Buat laporan tentang pekerjaan yang dilakukan, berdasarkan hasil kepulangan karyawan dari perjalanan bisnis. Laporan ini menunjukkan jumlah pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan selama perjalanan, dan juga menunjukkan pengeluaran aktual untuk perjalanan tersebut, termasuk tunjangan subsisten harian. Dokumen asli dilampirkan pada laporan tersebut, seperti: tiket perjalanan, kwitansi pembayaran hotel, dll. Kemudian, dibandingkan dengan jumlah yang diberikan kepada karyawan dalam bentuk uang muka, biayanya dihitung ulang: kelebihan dana ditarik atau pengeluaran berlebih dikembalikan. Karyawan harus membiasakan diri dengan data laporan tentang pekerjaan yang dilakukan dengan tanda tangan.
