Dokumentasi akuntansi utama perusahaan berisi informasi tentang semua transaksi bisnis, pergerakan uang, perhitungan dan pembayaran upah, dan pembayaran pajak. Berdasarkan dokumen-dokumen ini, catatan disimpan, oleh karena itu, hilangnya satu dokumen pun mendistorsi laporan keuangan dan merupakan pelanggaran hukum. Menurut Seni. 17 Undang-Undang "Tentang Akuntansi", perusahaan harus secara mandiri memastikan keamanan dokumen akuntansi.
instruksi
Langkah 1
Undang-undang mendefinisikan periode penyimpanan untuk dokumen akuntansi utama adalah 5 tahun, sedangkan Kode Pajak Federasi Rusia membatasi periode penyimpanan hingga 4 tahun. Untuk menghindari hukuman yang diatur oleh Kode Pelanggaran Administratif (Pasal 15.11), Anda harus tetap mematuhi jangka waktu yang lebih lama yang ditentukan oleh hukum. Selain itu, ada daftar yang disetujui oleh perintah Rosarkhiv tertanggal 6 Oktober 2000. Menurut itu, jangka waktu penyimpanan harus ditentukan sesuai dengan jenis setiap dokumen tertentu.
Langkah 2
Tetapkan berdasarkan pesanan periode penyimpanan untuk dokumentasi akuntansi utama, dengan mempertimbangkan ketentuan hukum dan peraturan yang ditetapkan oleh daftar. Dalam urutan, tentukan dari saat berapa periode penyimpanan harus dihitung. Pada umumnya awal masa penyimpanan dokumen adalah tanggal 1 Januari tahun berikutnya setelah tahun dokumen tersebut diselesaikan dengan pekerjaan kantor. Untuk buku pembelian dan buku penjualan, tetapkan awal periode penyimpanan dari tanggal entri terakhir (klausul 15 dan 27 Peraturan, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 2 Desember 2000 No. 914).
Langkah 3
Alokasikan ruang terpisah untuk dokumen akuntansi, yang harus dilengkapi dengan lemari tahan api dan brankas khusus. Brankas dimaksudkan untuk menyimpan bentuk pelaporan yang ketat, selain itu, mereka dapat menyimpan kertas dan dokumen yang diberi label "Rahasia komersial". Tentukan berdasarkan pesanan prosedur untuk mengakses brankas ini, orang yang bertanggung jawab yang diberi wewenang oleh kepala akuntan, serta prosedur untuk mengeluarkan dokumentasi utama dari penyimpanan.
Langkah 4
Jika perusahaan cukup besar dan ada banyak dokumen, atur arsip khusus. Ini harus digunakan untuk mentransfer kertas yang dimaksudkan untuk penyimpanan permanen (abadi) dan jangka panjang (lebih dari 10 tahun). Simpan semua dokumen akuntansi lainnya dengan jangka waktu penyimpanan hingga 10 tahun di ruangan khusus sampai dimusnahkan.
