Dalam proses pengerjaan dan penyusunan dokumen, peran penting diberikan pada persetujuan mereka, yang dapat bersifat internal, di mana dokumen disahkan oleh departemen organisasi itu sendiri atau eksternal, terkait dengan persetujuan dokumen oleh lembaga lain. Dokumen yang disetujui secara hukum dengan benar memberikan hak untuk mengambil tindakan yang ditentukan oleh hukum, norma, dan aturan. Dokumen yang telah lulus prosedur persetujuan disegel atau dicap.
instruksi
Langkah 1
Bekerja sebagai karyawan suatu organisasi, yang tanggung jawabnya meliputi persetujuan dokumen internal dan eksternal, perlu memiliki informasi yang jelas tentang departemen perusahaan mana yang bertanggung jawab atas persetujuan mereka.
Langkah 2
Buat daftar dokumen yang perlu disetujui selama seluruh periode kerja. Jelaskan dengan jelas tentang departemen yang bertanggung jawab atas pengesahan mereka. Buat tabel yang akan menunjukkan jenis dokumen yang tunduk pada persetujuan wajib, departemen yang bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan ini, posisi, nama keluarga, nama, patronimik karyawan, telepon dan alamat email mereka.
Langkah 3
Tentukan dokumen yang perlu disetujui. Buat rencana, yang menunjukkan urutan Anda menghubungi departemen di organisasi Anda. Cari tahu tenggat waktu penyelesaian pekerjaan dengan berbicara dengan setiap karyawan dari semua divisi perusahaan yang bertanggung jawab untuk pengesahan dokumen.
Langkah 4
Perhatikan baik-baik persyaratan persetujuan dokumen, tanggapi dengan cepat setiap perubahan yang dilakukan oleh karyawan departemen. Jika Anda memiliki keraguan tentang pengeditan yang dilakukan pada dokumen, pastikan untuk berkonsultasi dengan spesialis organisasi, mengklarifikasi semua nuansa. Ini akan membantu mengurangi waktu persetujuan di masa mendatang dan memungkinkan Anda untuk menyusun dokumen dengan benar secara legal.
Langkah 5
Di setiap departemen organisasi, setelah melewati prosedur persetujuan, visa dimasukkan ke dalam dokumen. Ini bisa berupa stempel departemen atau stempel “Disetujui” dengan indikasi posisi, nama, dan tanda tangan karyawan. Pastikan bahwa setiap karyawan yang bertanggung jawab untuk menyetujui dokumen menandatanganinya dengan benar. Jika tidak, itu tidak akan ditandatangani oleh kepala organisasi.
Langkah 6
Tautan terakhir untuk mendukung dokumen tersebut adalah kepala perusahaan. Dokumen dianggap disetujui secara hukum hanya jika ditandatangani oleh manajemen, karyawan dari semua departemen, stempel atau stempel perusahaan.
Langkah 7
Ketika koordinasi eksternal dokumen memerlukan persetujuan mereka oleh berbagai institusi, periksa daftar organisasi yang harus Anda lamar. Cari tahu informasi rinci tentang departemen, karyawan mereka yang terlibat dalam koordinasi. Hubungi mereka atau kirim email, tentukan daftar dokumen yang diperlukan. Sepakati waktu pertemuan.
Langkah 8
Siapkan daftar masalah yang terkait dengan waktu persetujuan dan prosedur untuk membuat perubahan untuk karyawan lembaga yang terlibat dalam persetujuan eksternal dokumen. Buat pernyataan resmi dalam formulir yang ditentukan, yang menunjukkan daftar dokumen yang akan disetujui. Kontrol waktu persetujuan dokumen dan kebenaran pelaksanaannya.
