Ada konsep "kebiasaan bisnis" seperti itu. Di bawah definisi yang luas ini - semua tradisi diadopsi dalam lingkungan hubungan bisnis resmi. Korespondensi resmi tetap menjadi salah satu mekanisme utama interaksi bisnis. Pejabat, pengusaha, dan organisasi publik berkomunikasi melalui pesan yang disiapkan menurut aturan umum.
Alasan untuk menulis
Tidak peduli seberapa membosankan dan tidak signifikannya tahap persiapan untuk menyusun permohonan resmi, itu tidak dapat diabaikan. Alasan penyusunan dokumen harus dirumuskan dengan jelas.
Sebelum menulis surat resmi, penting untuk menentukan penerima secara akurat. Setelah menentukan subjek pesan, perlu untuk memeriksa apakah masalah ini termasuk dalam lingkup kompetensi penerima. Jika ragu, lebih baik untuk memeriksa masalah kompetensi dalam peraturan dan dokumen normatif organisasi lainnya.
Jenis permintaan
Setelah topik dan penerima telah ditentukan, Anda harus memikirkan jenis banding.
Surat resmi harus ditulis jika perlu:
-
Informasikan kepada penerima. Paling sering, buletin dikirim dari penerima tingkat yang lebih rendah ke penerima tingkat yang lebih tinggi;
- Hubungi penerima dengan tes, yang menyiratkan tindakan lebih lanjut di pihaknya. Jadi mereka beralih ke orang yang lebih tinggi atau setara dalam posisi;
- Berikan tugas. Jenis alamat ini hanya cocok untuk menangani bawahan.
Individu yang menghubungi pihak berwenang, perusahaan atau struktur lain paling sering menggunakan bentuk permintaan-permintaan.
Bentuk banding resmi
Kondisi interaksi bisnis resmi yang keras membuat bentuk himbauan tidak lebih rendah dari konten. Agar surat itu sampai ke penerima, dan tidak tersesat di labirin kantor, itu harus dibuat sesuai dengan semua aturan.
Organisasi membuat surat pada kop surat resmi, menetapkan nomor keluar dan menunjukkan tanggal. Untuk segera mengklarifikasi masalah banding, penting untuk menunjukkan nama lengkap dan informasi kontak kontraktor. Mereka muncul di lembar terakhir surat di footer.
Individu membuat aplikasi pada lembar A4 kosong dalam bentuk diketik dan, dalam kasus yang jarang terjadi, dalam bentuk tulisan tangan.
Untuk organisasi, hanya posisi dan nama penerima yang ditunjukkan di tajuk banding, mis. informasi tentang penulis banding dan rincian kontak diberikan pada formulir resmi. Individu harus melengkapi tajuk dengan data mereka sendiri, termasuk nomor telepon kontak dan alamat yang harus dikirimi tanggapan.
Di sebelah kiri, detail surat ditunjukkan, dan di bawah kata-kata topik banding: "Tentang penghargaan", "Tentang pemberian informasi", "Tentang pertemuan pribadi", dll.
Gaya banding resmi
Gaya bisnis resmi digunakan untuk menulis surat resmi. Prinsip utama gaya ini adalah konsistensi, ketidakjelasan dan kejelasan presentasi. Dalam korespondensi bisnis, formulasi sehari-hari, penggunaan bahasa daerah, belum lagi kata-kata makian dan kata-kata umpatan, tidak dapat diterima. Bahkan peristiwa yang paling mengganggu dalam korespondensi resmi harus disajikan dengan nada netral tanpa warna emosional.
Ini adalah praktik yang baik untuk mengikuti struktur kalimat dan paragraf yang jelas dan logis. Ini sangat menyederhanakan persepsi informasi oleh pembaca.
Struktur banding resmi
Surat resmi dimulai dengan seruan: ". Ini diikuti oleh pembukaan, di mana seseorang harus menjawab pertanyaan: "Mengapa banding ditulis, atas nama siapa dan untuk alasan apa." Ini mungkin terlihat seperti ini:
«».
«».
Setelah dari umum ke khusus, bagian penjelasan diperkenalkan, yang mencerminkan kekhususan. Jika keluhan ditulis - esensi kronologis konflik. Dalam surat undangan, bagian penjelasan memuat keterangan tentang tempat, tanggal dan waktu acara, penyelenggaranya serta bentuk keikutsertaan pihak yang dituju.
Setiap banding resmi diakhiri dengan daftar langsung permintaan tersebut. Misalnya: ", ", ", dll.
