Di era teknologi komputer, mitra semakin berkomunikasi dari jarak jauh, lebih memilih untuk tidak membuang waktu untuk pertemuan dan negosiasi pribadi. Oleh karena itu, tidak mengherankan bahwa korespondensi kerja tidak sedikit penting dalam kehidupan seorang manajer modern. Menjaganya dengan benar adalah tugas setiap pekerja kantoran.
instruksi
Langkah 1
Jika di tempat kerja Anda harus berkomunikasi dengan pelanggan atau pemasok, maka tentu saja Anda harus sering menulis surat resmi. Ini tidak semudah kelihatannya pada pandangan pertama: korespondensi bisnis penuh dengan banyak jebakan, yang harus dilewati untuk mempertahankan reputasi Anda sebagai mitra yang kompeten. Jika tidak mungkin mengikuti kursus seni korespondensi bisnis, ikuti aturan di bawah ini.
Langkah 2
Surat resmi harus didaftarkan. Lakukan ini sebelum mulai mengkompilasinya dan letakkan nomor di tempat yang disediakan (biasanya di sudut kiri atas, di bawah logo perusahaan, jika ada). Tentukan penerima di sudut kanan atas. Mulailah dengan judul, lalu masukkan nama belakang (atau nama belakang jika surat itu ditujukan untuk lebih dari satu orang). Posisi harus terdaftar dalam urutan hierarkis, mis. pertama datang, misalnya, direktur, lalu wakilnya, lalu kepala layanan dan departemen.
Di bawah nama penerima, tunjukkan judul dan nama pengirim. Jangan lupa: kata depan "dari" tidak digunakan dalam kasus ini; ini adalah salah satu kesalahan umum! Selanjutnya, tunjukkan subjek surat dan tanggal penyusunannya. Subjek surat harus menjelaskan apa yang akan dibicarakan oleh dokumen ini; menyatakannya dengan jelas dan jelas.
Langkah 3
Teks surat itu dimulai dengan seruan. Jika ditujukan kepada satu orang, maka ajukan dengan nama depan dan patronimik atau, sebagai alternatif, dengan nama belakang: "Tuan Ivanov yang terhormat." Dalam hal apa pun jangan biarkan keakraban dalam surat itu, bahkan jika Anda secara pribadi akrab dengan penerima dan berada dalam hubungan "dengan kaki pendek" dengannya. Ingatlah bahwa ini adalah dokumen resmi, harus disimpan dalam arsip dan dapat digunakan dalam pekerjaan bahkan beberapa tahun kemudian.
Teks surat itu sendiri harus jelas dan dapat dimengerti. Jangan menyebarkan "pemikiran di sepanjang pohon", jangan mengisi surat dengan detail yang tidak perlu, jangan mengutip fakta terkenal. Tidak ada yang lebih menyebalkan daripada membuang-buang waktu membaca sebuah dokumen, yang keseluruhan maknanya bisa dirangkai menjadi 4 kalimat, tetapi Anda harus membaca 4 lembar. Rumuskan proposal Anda secara singkat dan mudah dipahami, jika Anda membutuhkan penjelasan, masukkan dalam bentuk lampiran dan lampirkan pada surat.
