Korespondensi bisnis merupakan bagian integral dari banyak proses produksi. Tempat yang signifikan di dalamnya ditempati oleh tanggapan terhadap seruan resmi dari berbagai organisasi, termasuk yang mengendalikan. Untuk surat-surat seperti itu, gaya bisnis resmi diperlukan, itu cukup dapat diterima, apalagi pergantian birokrasi lebih disukai. Tidak ada tempat untuk emosi di dalamnya, bahkan jika klaim bahwa banding yang Anda terima tidak pantas.
Diperlukan
- - komputer;
- - Akses internet atau pencetak;
- - kop surat perusahaan;
- - surat, kurir atau kunjungan pribadi ke kantor penerima (tidak dalam semua kasus);
- - teks surat yang Anda tanggapi.
instruksi
Langkah 1
Gunakan kop surat untuk menulis tanggapan Anda. Jangan lupa untuk memberikan nomor keluar pada surat itu, mendaftarkannya ke sekretaris atau di kantor, dan mencantumkan tanggalnya.
Langkah 2
Alamatkan jawaban kepada orang yang tanda tangannya ada di bawah surat itu. Biasanya itu mewakili gelar dan nama keluarga dengan inisial. Coba cari tahu nama dan patronimiknya. Lakukan ini dengan menggunakan Internet atau telepon langsung ke organisasi tempat surat itu datang. Biasanya di bagian bawah surat resmi nama keluarga pemain dan nomor teleponnya ditunjukkan. Informasi ini akan berguna untuk interaksi lebih lanjut, jika diperlukan. Namun, jawabannya harus diarahkan ke nama orang yang tanda tangannya di bawah banding yang datang kepada Anda. Inisialnya cukup di "tajuk" jawabannya. Tetapi surat itu harus dimulai dengan alamat dengan nama dan patronimik: "Ivan Ivanovich yang terhormat!"
Langkah 3
Di awal balasan Anda, tunjukkan data keluaran surat tersebut. Biasanya, banding resmi berisi nomor keluar, tanggalnya wajib. Kata-kata yang diterima secara umum dari frasa pertama: "Sebagai tanggapan atas surat Anda (banding, permintaan informasi, klaim, keluhan - tergantung pada situasinya) Tidak. ini dan itu dari nomor ini dan itu, kami menganggapnya perlu (opsi - kami dapat) melaporkan hal berikut."
Langkah 4
Kemudian jawablah pertanyaan-pertanyaan yang terdapat dalam surat itu dengan urutan yang sama dengan yang diberikan di dalamnya.
Langkah 5
Jika, menurut pendapat Anda, setiap klaim atau klaim yang dibuat terhadap Anda secara pribadi atau organisasi Anda oleh penulis surat itu melanggar hukum, tunjukkan bahwa mereka tidak dapat dipenuhi dan jelaskan alasannya, mengacu pada ketentuan undang-undang saat ini, yang, menurut pendapat Anda, pendapat, bertentangan.
Langkah 6
Gunakan frasa "Salam" di akhir jawaban Anda. Anda harus melakukan ini, bahkan jika Anda berpikir bahwa penerima tidak layak untuk dihormati. Namun, tidak perlu untuk menunjukkan pendapat ini. Jangan lupa sertakan juga gelar, nama keluarga, dan inisial Anda. Jika Anda mengirimkan tanggapan kertas, harap cantumkan tanda tangan Anda di bawahnya.
