Perintah adalah dokumen yang sangat penting secara praktis. Ini menunjukkan beberapa tindakan spesifik: mempekerjakan dan memecat seorang karyawan, tindakan disipliner, kebutuhan untuk memperkenalkan teknologi baru, dan banyak lagi. Petugas harus memastikan penyimpanan jenis dokumen ini dan kemampuan untuk menemukan dokumen yang tepat dengan cepat. Untuk ini, setiap pesanan diberi nomor identifikasi unik.
Diperlukan
- - pesanan;
- - buku catatan;
- - instruksi tentang manajemen catatan personel;
- - 2 atau 3 folder.
instruksi
Langkah 1
Formulir pendaftaran pesanan tidak diatur secara ketat oleh undang-undang. Ada instruksi standar yang diterbitkan oleh Rosarkhiv pada 27 November 2000, yang menyatakan bahwa penomoran pesanan oleh personel dan kegiatan utama harus dilakukan secara terpisah dalam satu tahun kalender. Jika Anda bekerja di perusahaan kecil, di mana sekretaris juga melakukan pekerjaan juru tulis, mulailah 3 folder dan 3 jurnal pendaftaran.
Langkah 2
Menyusun instruksi untuk pekerjaan kantor. Ini dapat terdiri dari beberapa item saja. Tunjukkan pesanan mana yang harus disimpan selama 5 tahun, dan yang mana - 75. Tulis ke dalam susunan mana pesanan untuk perusahaan Anda dibagi dan bagaimana Anda memutuskan untuk menetapkannya. Pesanan untuk kegiatan utama biasanya diberi nomor dengan nomor urut, dan pesanan personel - dengan nomor dan huruf. Misalnya, nomornya mungkin terlihat seperti "Nomor Pesanan 2-l / dtk" atau "Nomor Pesanan 2-k". Pikirkan sebutan yang berbeda untuk dokumen dengan umur simpan yang berbeda. Misalnya, jangka pendek dapat ditandai sebagai personel, dan jangka panjang - sebagai personel.
Langkah 3
Bagi pesanan berdasarkan personel menjadi 2 bagian berdasarkan umur simpan. Dokumen tentang pemberian cuti reguler atau pendidikan, perjalanan bisnis jangka pendek, insentif dan sanksi disiplin disimpan selama 5 tahun. Ajukan pesanan untuk pekerjaan, transfer, pemecatan, perjalanan bisnis panjang, dan liburan panjang ke folder lain. Tulis nama folder dan tanggal kedaluwarsa pada sampul binder. Isi pesanan untuk aktivitas utama secara terpisah
Langkah 4
Di perusahaan besar, pesanan dikeluarkan oleh layanan yang berbeda. Dokumentasi untuk kegiatan utama, sebagai suatu peraturan, disimpan oleh sekretaris, dan untuk personel - oleh departemen personalia. Dengan demikian, masing-masing memiliki folder dan buku akuntansinya sendiri. Cukup bagi spesialis SDM untuk memulai 2 buku dan 2 folder, membagi dokumen menurut periode penyimpanan. Namun, dengan aliran dokumen yang sangat besar, setiap folder sering dibagi menurut jenis pesanannya. Jika perusahaan Anda telah mengadopsi sistem penyimpanan terpisah, tetap beri nomor pesanan dalam susunan umum dan daftarkan dalam satu jurnal.
Langkah 5
Pesanan untuk aktivitas utama mungkin berlaku tidak hanya untuk seluruh perusahaan, tetapi juga untuk masing-masing divisi. Kembangkan kode untuk setiap departemen atau departemen. Bisa berupa huruf atau angka. Jangan lupa bahwa penunjukan pesanan untuk kegiatan utama harus berbeda dari yang diterima dalam manajemen catatan personalia perusahaan Anda. Dalam hal ini, penomoran masuk dalam susunan umum "aktivitas utama".
