Seringkali, komunikasi bisnis antara perusahaan mitra dimulai dengan surat bisnis dari salah satu dari mereka yang ditujukan kepada kepala yang lain. Permohonan semacam itu, bahkan dikirim melalui email, mungkin bergantung pada masa depan kerja sama. Oleh karena itu, penting untuk menulis surat yang benar kepada sutradara agar ia menarik perhatian dan mau menjawabnya.
instruksi
Langkah 1
Hubungi perusahaan yang akan Anda hubungi. Perkenalkan diri Anda kepada sekretaris dan minta klarifikasi nama belakang, nama depan dan patronimik manajer, serta gelar yang benar dari posisinya. Jika Anda tidak memiliki data yang akurat, sekaligus mengetahui nama lengkap perusahaan, alamat atau kotak email.
Langkah 2
Tulis surat biasa sesuai dengan GOST R 6.30-2003 dan gunakan kop surat perusahaan Anda dan kertas putih standar untuk ini. Pertama kali lebih baik, tentu saja, untuk menghubungi direktur perusahaan dengan surat biasa, dan bukan melalui email, di mana ada kemungkinan pesan Anda akan berakhir di folder "Spam" dan tidak akan sampai. penerima.
Langkah 3
Pastikan untuk memulai teks surat dengan alamat "Dear Sir (atau Madam)" dan sebutkan nama lengkap dan patronimik sutradara. Singkatan yang beredar tidak diperbolehkan - tulis nama posisi dan semua tanda kebesaran kepala, jika ada, secara lengkap.
Langkah 4
Di baris subjek email Anda atau di bidang khusus pada kop surat bisnis Anda, tulis subjek pesan Anda. Itu harus mencerminkan esensi pesan Anda dan cukup menarik dan menarik bagi orang yang akan melihat surat itu. Untuk penerima sejumlah besar korespondensi, dan sutradara adalah orang seperti itu, judul atau subjek pesan sangat menyederhanakan pemrosesan dan penyortiran. Dengan judul surat Anda, mereka dapat mengingatnya nanti dan dengan cepat menemukannya.
Langkah 5
Mulailah isi utama surat dengan pengantar pujian. Ini akan menunjukkan bahwa pilihan Anda atas penerima sama sekali tidak disengaja, dan Anda tahu dengan jelas kepada siapa Anda menulis surat dan apa yang sedang dilakukan perusahaan. Tolong puji perusahaan ini sebagai mitra yang solid dan dapat diandalkan, ungkapkan harapan bahwa Anda akan memiliki hubungan jangka panjang, berguna dan bermanfaat bagi kedua perusahaan.
Langkah 6
Nyatakan esensi surat itu secara singkat, banding dengan nomor dan tautan tertentu. Ingatlah bahwa semakin kecil volumenya, semakin besar kemungkinan surat itu akan dibaca sampai akhir. Hindari kata-kata yang tidak perlu, frasa umum, kata sifat yang tidak perlu, dan kata-kata parasit. Jangan gunakan ekspresi kategoris atau kata atau frasa yang mungkin dianggap sebagai direktif.
