Saat ini, tidak ada bisnis serius yang dapat dilakukan tanpa korespondensi bisnis, jadi penguasaan keterampilannya sangat penting dalam masyarakat modern. Selain itu, keterampilan ini diperlukan tidak hanya untuk pemilik bisnis, tetapi juga untuk karyawan biasa yang dapat berkorespondensi dengan mitra perusahaan.
instruksi
Langkah 1
Fokus pada tujuan korespondensi dan patuhi itu dalam surat. Untuk melakukan ini, pertama-tama perlu dipahami bahwa komunikasi apa pun mengejar kebutuhan untuk memberi tahu lawan bicara atau keyakinannya. Tergantung pada situasi tertentu, penekanan dapat digeser ke satu sisi.
Langkah 2
Ciptakan citra bisnis yang positif di mata lawan bicara. Dalam kasus apa pun langkah ini tidak boleh diabaikan atau diperlakukan dengan lalai, karena sikap yang terbentuk terhadap pengirim surat, bahkan setelah membaca sepintas, akan tetap berada dalam ingatan penerima untuk waktu yang lama. Citra bisnis surat dipengaruhi oleh enam kriteria utama, seperti: pilihan subjek surat yang tepat, waktu tanggapan surat, daya tarik pribadi yang benar, ucapan terima kasih karena telah membaca surat, mengakhiri surat pada a catatan positif dan tanda tangan pengirim yang benar.
Langkah 3
Bentuklah sikap klien yang loyal terhadap diri Anda atau perusahaan Anda dalam surat tersebut. Menurut para pemasar, sekitar 80% keuntungan perusahaan berasal dari pelanggan tetapnya, jadi kebutuhan mereka harus diperlakukan dengan sangat hati-hati. Untuk meningkatkan loyalitas pelanggan tetap, Anda harus mengontrol tiga poin berikut dalam surat: memperhatikan kebutuhan klien, menggunakan kosakata penerima dalam teks surat dan mematuhi logika penerima. Hanya dengan menjadi lebih dekat dengan klien, pengirim akan dapat sepenuhnya memenuhi keinginannya.
Langkah 4
Bagilah surat menjadi komponen semantik. Dalam hal ini, itu akan terdengar lebih meyakinkan bagi penerima. Ada tiga komponen tersebut: informasi tentang apa yang ditawarkan pengirim, pesan yang jelas tentang bagaimana penerima akan mendapatkan keuntungan, dan argumen yang meyakinkan untuk membuktikan poin utama dari surat tersebut.
Langkah 5
Susunlah kalimat-kalimat sedemikian rupa sehingga jelas sesuai dengan norma-norma bahasa tempat kalimat itu ditulis. Fitur ejaan ini mempengaruhi persepsi seseorang terhadap informasi. Atur anggota kalimat dalam urutan yang paling sederhana yang dapat diterima untuk bahasa tertentu. Kalimat itu sendiri harus ringkas dan mudah dipahami. Tempatkan spasi ekstra di antara paragraf untuk memudahkan pembaca memahami informasi.
