Kerja sama dengan mitra asing telah menjadi norma bagi perusahaan Rusia. Oleh karena itu, pertukaran delegasi yang merupakan bagian dari proses kerja juga cukup sering terjadi. Tetapi jika Anda menjadi tuan rumah mitra asing atau Rusia Anda di perusahaan untuk pertama kalinya, Anda harus mempertimbangkan beberapa nuansa agar tidak mengganggu pembentukan kontak bisnis dan merusak kesan pertemuan.
instruksi
Langkah 1
Undangan untuk bertemu harus dikirim sedini mungkin, bahkan jika kesepakatan awal telah dicapai. Ini adalah tanda bahwa Anda sangat menghargai waktu pasangan Anda dan menghargai kesibukan mereka.
Langkah 2
Ketika konfirmasi diterima, tentukan jumlah anggota delegasi yang datang. Lebih baik jika Anda diberikan daftar tamu dengan indikasi posisi dan arah yang diawasi. Pilih komposisi delegasi Anda sesuai dengan daftar ini, dari segi jumlah harus kurang lebih sama dengan delegasi tamu. Diskusikan dengan tamu bahasa apa yang mereka sukai untuk berkomunikasi dan urus sendiri juru bahasa, bahkan jika tamu akan datang dengan juru bahasa mereka sendiri.
Langkah 3
Pelajari tentang area tanggung jawab dan kompetensi setiap tamu Anda. Mitra asing, sebagai suatu peraturan, sangat ketat dalam menjaga rantai komando resmi, jadi Anda harus memiliki gagasan yang jelas tentang masalah apa yang diizinkan untuk didiskusikan oleh tamu ini atau itu.
Langkah 4
Siapkan dan setujui daftar masalah yang perlu Anda diskusikan. Kumpulkan semua bahan dan dokumen yang mungkin Anda butuhkan. Putuskan dokumen apa yang akan ditandatangani sebagai hasil negosiasi, dan diskusikan dalam mode apa mereka akan dilakukan: durasi, jeda.
Langkah 5
Pilih ruangan yang nyaman berdasarkan jumlah orang yang menghadiri rapat. Masing-masing dari mereka harus memiliki tempat di mana ia dapat menampung dengan nyaman, karena di antara waktu istirahat Anda harus duduk selama beberapa jam. Pastikan selama pertemuan, teh, kopi, biskuit disajikan, dan gelas serta air mineral ada di atas meja. Jika tidak ada yang keberatan, jangan lupa untuk dimasukkan ke dalam asbak.
Langkah 6
Mintalah persetujuan tamu Anda untuk merekam audio rapat, itu tidak dapat dilakukan tanpa izin. Duduklah tamu menghadap pintu depan, nuansa psikologis ini akan membuat mereka tidak merasa stres. Mintalah untuk tidak terganggu oleh panggilan telepon dari luar selama negosiasi. Siapkan buku harian dan pena untuk tamu.
Langkah 7
Jangan memaksa tamu untuk mencari Anda saat mereka tiba di titik pertemuan. Seseorang harus menemui mereka di lobi gedung dan mengantar mereka ke ruangan tempat negosiasi akan diadakan.
