Perencana, rapat, dan rapat merupakan bagian integral dari alur kerja. Tugas utama mereka adalah secara kolektif menganalisis situasi layanan apa pun. Peserta rapat kerja dapat dan harus aktif berbicara, mendiskusikan detail, dan mengusulkan solusi untuk masalah. Agar pertemuan menjadi efektif, tuan rumah harus mematuhi aturan tertentu.
Diperlukan
- - Jadwal acara;
- - aturan rapat;
- - protokol pertemuan.
instruksi
Langkah 1
Pelajari tanda-tanda utama pertemuan yang efektif. Ada beberapa di antaranya:1. Pertemuan tersebut memiliki tujuan tertentu;2. Penyelenggara telah melakukan semua pekerjaan persiapan yang diperlukan;3. Rapat hanya dihadiri oleh pegawai yang berkepentingan yang berhubungan langsung dengan masalah yang dibicarakan;4. Pembahasan tidak menyimpang dari topik utama;5. Sebagai hasil dari pertemuan tersebut, rencana segera ditentukan dan instruksi khusus diberikan kepada karyawan. Semua masalah ini harus diawasi secara pribadi oleh manajer, terutama jika organisasi belum membentuk mekanisme untuk mengadakan pertemuan yang efektif.
Langkah 2
Merumuskan topik utama pertemuan. Itu harus relevan dan dapat dimengerti oleh karyawan. Sangat penting bahwa rapat kerja memiliki tujuan tertentu: untuk mengembangkan rencana acara, menyetujui keputusan, mengajukan ide, dll. Misalnya, Anda tidak boleh membicarakan krisis ekonomi global jika biro iklan Anda memiliki lebih sedikit pelanggan. Dalam hal ini, pertemuan harus dikhususkan untuk memperluas jangkauan layanan dan mengubah sistem diskon.
Langkah 3
Siapkan agenda rapat yang terperinci. Di dalamnya, tunjukkan topik utama, pertanyaan yang rencananya akan dibahas, nama pembicara, susunan undangan, tanggal, waktu, dan tempat acara. Setiap agenda harus merinci topik utama rapat, mencerminkan beberapa aspeknya. Pertanyaan dapat dikelompokkan baik menurut prinsip "dari sederhana ke kompleks", atau dalam urutan analitis - "situasi saat ini - asal-usulnya - solusi yang mungkin."
Langkah 4
Lampirkan jadwal rapat ke agenda. Di dalamnya, mengatur waktu untuk pembicara utama, untuk informasi dari rekan pembicara, untuk pertanyaan klarifikasi dan untuk diskusi. Buatlah jadwal bahkan untuk pertemuan dinas kecil. Ini akan mengajari diri Anda dan karyawan Anda untuk menghargai waktu kerja, memenuhi tenggat waktu, dan mengungkapkan pemikiran dengan jelas dan to the point.
Langkah 5
Biasakan karyawan dengan agenda sebelumnya. Kirimkan melalui email perusahaan atau bagikan kepada semua orang yang Anda undang ke rapat. Minta semua orang untuk mempersiapkan diskusi. Tekankan apa yang Anda harapkan dari setiap peserta proposal dalam kompetensi mereka.
Langkah 6
Mulailah pertemuan dengan pembicaraan singkat Anda sendiri. Dalam 3-5 menit, ceritakan tentang alasan yang mendorong Anda untuk mengatur pertemuan ini dan hasil yang ingin Anda capai. Kemudian membiasakan peserta dengan agenda dan jadwal kerja.
Langkah 7
Memimpin diskusi. Pertahankan diskusi yang ramah tetapi konstruktif. Dorong setiap peserta rapat untuk mengungkapkan pendapatnya, hubungi "diam" dengan pertanyaan pribadi yang membutuhkan jawaban rinci. Dengan bijaksana tetapi tegas, hentikan upaya untuk mengalihkan pembicaraan dari masalah utama. Ringkaslah subtotal untuk setiap pertanyaan.
Langkah 8
Di akhir rapat, sekali lagi suarakan keputusan dan instruksi yang diberikan kepada karyawan. Pastikan semua peserta memahami tugas mereka dan mengingat tenggat waktu mereka. Catat poin-poin penting dalam protokol. Kirim salinannya ke spesialis yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pesanan, serta kepada karyawan yang terlibat dalam implementasi keputusan yang dibuat.
