Seni menjadi seorang pemimpin bukanlah tentang menulis perintah, tetapi tentang memotivasi staf organisasi dengan terampil, membentuk tim yang terdiri dari orang-orang yang berpikiran sama, dengan cepat memecahkan masalah yang dihadapi perusahaan, dan menanggapi perubahan pasar. Semua tugas ini dapat diselesaikan jika pertemuan diatur dengan benar.
instruksi
Langkah 1
Beritahu staf tentang waktu dan lokasi pertemuan jika tidak secara teratur. Kirim buletin email Anda beberapa hari sebelumnya sehingga tidak mengejutkan tim. Dalam surat tersebut, informasikan kepada karyawan tentang topik tersebut agar tidak menimbulkan rumor dan spekulasi yang dapat berkembang hingga ke titik absurditas.
Langkah 2
Minta staf untuk menyiapkan materi yang akan Anda diskusikan yang membutuhkan keputusan bersama. Di muka, kembangkan dan kirimkan formulir laporan terstruktur kepada karyawan Anda, ini akan memungkinkan untuk tidak menyebar dalam diskusi, tetapi beralih ke angka dan perhitungan. Selain itu, pelaporan standar akan memungkinkan Anda untuk membandingkan hasil dari departemen yang berbeda dan akan menjadi sumber motivasi tambahan.
Langkah 3
Pastikan para undangan hadir dan rangkum intinya. Jika ada karyawan yang terlambat, mulailah tanpa dia, jangan membuat mereka yang menghargai mereka dan waktu Anda menunggu satu orang yang terlambat.
Langkah 4
Biarkan semua orang berbicara tentang topik pertemuan. Jika rapat staf adalah tentang pelaporan atau kinerja, berikan perwakilan dari masing-masing departemen, tetapi jangan biarkan rapat berubah menjadi cerita yang membosankan. Interupsi pembicara dengan hati-hati dan bijaksana, dan gunakan pertanyaan untuk membimbingnya ke arah yang benar. Juga, jangan biarkan konflik muncul ketika rapat berubah menjadi cara untuk memecahkan masalah antara departemen yang berbeda, misalnya, departemen akuntansi dan penjualan, menyelesaikan masalah pribadi dengan masing-masing karyawan secara terpisah. Ketika semua orang telah mengungkapkan sudut pandang mereka tentang masalah tertentu, tutup topik dan lanjutkan ke item berikutnya dalam agenda rapat.
Langkah 5
Gunakan aturan wortel dan tongkat. Pujilah perwakilan departemen yang kinerjanya melebihi harapan Anda, tegur dengan hati-hati mereka yang tidak memenuhi target yang ditetapkan dalam rencana. Pertemuan semacam itu akan menjadi insentif yang baik untuk pekerjaan yang lebih baik dan pemecahan masalah. Jika dalam pekerjaan sebuah departemen ada "penyalahgunaan" yang sistematis, undanglah tim untuk membahas masalah ini dan bersama-sama membuat keputusan anti-krisis. Jangan biarkan diri Anda berbicara kasar di depan umum terhadap karyawan individu, jangan mempermalukan staf.
Langkah 6
Rangkum hasil rapat, sekali lagi tentukan keputusan apa yang dibuat, rencana apa yang ditetapkan. Masing-masing yang hadir harus memahami tindakan dan hasil apa yang diharapkan darinya, dan dalam kerangka waktu apa ia harus menyelesaikannya. Pada pertemuan berikutnya, mengontrol proses pemenuhan pesanan dan penyelesaian tugas yang diberikan.
