Etiket adalah konsep multifaset, ada aturan perilaku dalam masyarakat, di meja atau di tempat umum. Ada juga yang namanya etiket bisnis, khususnya etiket menulis bisnis. Reputasi perusahaan sangat tergantung pada bagaimana korespondensi dengan klien, karyawan, dan mitra dilakukan.
Aturan umum korespondensi bisnis
Pidato tertulis sangat berbeda dengan lisan, terutama surat menyurat bisnis. Realitas modern sedemikian rupa sehingga menulis semakin berarti pesan email, bukan pesan di atas kertas.
Ketika berbicara tentang negosiasi bisnis dengan mitra, tentang pesan apa pun yang terkait dengan momen bisnis, email adalah pilihan terbaik untuk mentransfer informasi. Namun, penulisan undangan, ucapan terima kasih atau ucapan selamat dilakukan di atas kertas.
Ini dianggap praktik yang baik untuk menggunakan kertas berkualitas, dan lebih disukai kop surat dengan logo organisasi. Lebih baik mengirimkan surat atau undangan penting ke acara khusus melalui kurir atau surat tercatat. Pesan di atas kertas berkualitas tinggi yang indah terlihat kokoh dan menaikkan peringkat perusahaan.
Dalam korespondensi bisnis, kebenaran, literasi, dan keakuratan pesan adalah penting. Emosi yang berlebihan, keakraban, komentar yang menyinggung, serta panjang dan ambiguitas presentasi tidak diperbolehkan.
Penting untuk menyusun teks, menempatkan aksen dan tanda baca dengan benar sehingga penerima sangat jelas tentang apa sebenarnya isi surat itu.
Adapun gaya komunikasi, lebih baik untuk menghindari frasa kemerahan, kalimat multi-level yang rumit, dan kata-kata yang tidak perlu. Banyaknya klise profesional dalam korespondensi bisnis diperbolehkan.
Untuk kejelasan, Anda dapat menambahkan bagan, diagram, atau tabel ke teks.
Tidak dapat diterima untuk menggunakan emotikon dan gambar dalam korespondensi bisnis. Pastikan untuk memeriksa teks untuk kesalahan dan kesalahan ketik sebelum mengirim.
Aturan desain surat bisnis
Surat bisnis yang ditulis dengan baik harus memiliki struktur yang jelas. Tidak ada standar tunggal, tetapi ada aturan desain umum.
Surat bisnis terdiri dari header, salam, isi (dasar), perpisahan, tanda tangan dan rincian organisasi pengirim.
"Header" surat biasanya berisi nama organisasi, logo, alamat dan kontak untuk komunikasi (telepon, email, faks).
Juga, jenis kegiatan perusahaan dan nama-nama manajer dapat disebutkan di header.
Tutupnya paling sering dicetak di tengah lembaran, kadang-kadang dibiarkan ditempatkan di sudut atas.
Perusahaan yang memiliki reputasi baik harus memiliki kop surat sendiri. Juga, email harus memiliki formulir, ini memberikan soliditas organisasi.
Di bagian selamat datang, Anda dapat menulis "Selamat siang" atau "Halo" jika pesannya tidak bersifat interpersonal yang ketat. Dalam surat bisnis yang jelas, pemberitahuan atau dokumentasi bisnis lainnya, akan lebih tepat untuk segera menyapa penerima dengan nama dan patronimik.
Hal terpenting dalam korespondensi bisnis adalah isi utama surat - dasar.
Bagian ini memiliki muatan informasi paling tinggi, di situlah tujuan banding terungkap.
Ada beberapa alasan untuk menghubungi, masing-masing, presentasi setiap aspek harus dimulai dengan paragraf terpisah. Penataan tubuh utama surat diperlukan untuk membedakan topik dan lebih memahami informasi.
Contoh paragraf termasuk frasa berikut: "kami meminta Anda", "menginformasikan", "menawarkan untuk dipertimbangkan" dan lain-lain.
Perlu diingat bahwa ada juga struktur di dalam aspek.
Pengirim surat bisnis perlu membenarkan relevansi permintaan, mengungkapkan konten utamanya dan menjelaskan hasil yang diharapkan jika ada jawaban positif.
Rumus ucapan langsung jarang digunakan dalam surat bisnis. Tujuan utama dari frasa terakhir adalah untuk mengungkapkan rasa hormat kepada lawan bicara dan penghargaan biasa untuk kesopanan. Contoh kalimat penutup: "semoga", "salam", "terima kasih sebelumnya atas jawaban Anda" dan lain-lain.
Tanda tangan pribadi harus ada di akhir surat. Nama keluarga, inisial, dan posisi pengirim biasanya ditunjukkan, serta nomor telepon kontak.
Perusahaan besar menggunakan tanda tangan elektronik. Ini adalah file khusus dengan tanda tangan teks yang secara otomatis ditempelkan di akhir setiap huruf. Tanda tangan elektronik tidak boleh melebihi lima hingga enam baris dan melebihi tujuh puluh karakter.
Struktur desain ini juga berlaku untuk surat promosi, surat pengantar, dan surat terima kasih, serta pemberitahuan, pernyataan, klaim, dan peringatan.
Saat mengirim informasi dalam jumlah besar, dukungan singkat ditulis di badan surat, dan paket utama dibuat sebagai lampiran terpisah. Jika lampiran "beratnya" banyak, Anda harus memperingatkan penerima tentang hal ini di surat pengantar di postscript.
Membalas surat bisnis
Menurut aturan etiket bisnis, balasan surat tidak boleh ditunda lebih dari dua hingga tiga hari. Jika jangka waktu yang lebih lama diperlukan untuk tanggapan karena sejumlah alasan obyektif, beri tahu pengirim tentang hal itu, ini dianggap sebagai bentuk yang baik dan menambah kredibilitas bagi perusahaan.
Ingat hal utama - Anda harus menjawab semua email bisnis, kecuali spam yang jelas.
Saat membalas surat bisnis, rumus ucapan standar sering digunakan:
- "Kami menyesal memberi tahu Anda …";
- "Terima kasih untuk …";
- "Kami mengundang Anda dengan senang hati …";
- "Kami mengingatkan Anda …";
- "Sesuai dengan permintaan Anda, kami informasikan …" dan lainnya.
Untuk kenyamanan, Anda dapat membuat file terpisah dengan pola ucapan yang serupa. Beralih ke bagian yang kosong, Anda akan sangat memudahkan dan mempercepat penulisan surat bisnis.
Jika surat itu penting dan Anda perlu tahu pasti bahwa surat itu telah dikirimkan ke penerima, pesan pengiriman melalui kurir atau keluarkan surat terdaftar (pos Rusia). Email memiliki fitur "Received Notice" yang secara otomatis mengirimkan konfirmasi bahwa pesan Anda telah dilihat.
Jika tidak ada jawaban atas surat itu, menurut etiket, Anda dapat melakukan panggilan tambahan untuk mengklarifikasi situasi dengan korespondensi.
Jenis korespondensi bisnis
Awalnya, ada dua jenis korespondensi bisnis: internal dan eksternal. Korespondensi eksternal adalah korespondensi yang dikirim ke penerima pihak ketiga, sedangkan korespondensi internal digunakan dalam batas-batas satu perusahaan.
Surat bisnis, menurut tujuannya, dibagi menjadi: aplikasi, buletin, iklan, pertanyaan, rekomendasi, proposal, pengingat, klaim, undangan, dan lain-lain.
Surat - pesan berisi informasi yang dibutuhkan penerima untuk melakukan tugas apa pun dalam kerangka tujuan bersama. Informasi tersebut relevan dan penting bagi penerima dan pengirim.
Aplikasi - jenis korespondensi bisnis yang melibatkan pengiriman permintaan untuk tujuan memperoleh informasi atau layanan. Misalnya, permohonan keikutsertaan dalam suatu acara.
Permintaan - permintaan tertulis untuk mendapatkan informasi yang menarik. Permintaan dapat bersifat formal dan mengikat.
Surat penawaran biasanya menawarkan kerjasama atau layanan khusus dan proposal komersial. Biasanya, surat semacam itu dikirim ke beberapa alamat sekaligus; surat massal dapat digunakan.
Undangan - surat undangan individu untuk rapat atau acara gala. Dalam desain korespondensi semacam itu, penggunaan formulir liburan khusus atau kartu pos diperbolehkan. Yang utama adalah mengeja dengan jelas nama acara, alamat, waktu dan tempat pertemuan.
Surat peringatan adalah pesan tentang pemenuhan segala kewajiban: pelunasan utang, pemberian laporan, pengingat rapat, dan lain-lain.
Jika salah satu pihak tidak memenuhi persyaratan kontrak atau melanggar perjanjian, pihak yang dirugikan dapat mengajukan klaim. Ciri khas surat itu - klaim - adalah adanya deskripsi terperinci tentang kondisi yang dilanggar, informasi tentang penilaian kerusakan, klaim kompensasi atas kerugian atau penghapusan pelanggaran yang diidentifikasi. Seringkali korespondensi ini dilengkapi dengan salinan dokumen, foto, dan sertifikat penerimaan.
Dalam surat rekomendasi, pihak ketiga atau perusahaan dinilai dan karakteristiknya diberikan. Pesan seperti itu paling sering terjadi saat melamar posisi baru.
Fitur email bisnis
Saat ini, sebagian besar surat bisnis dikirim melalui email, sehingga aturan etiket bisnis juga merumuskan persyaratan untuk melakukan komunikasi bisnis elektronik.
Baca alamat pengirim dengan cermat. Anda harus diberi tahu oleh pesan dengan alamat kotak surat yang serupa: "cupercat" atau "mini - bikini". Selain spam biasa, pesan dari alamat tersebut mungkin berisi virus.
Selalu pertahankan baris subjek Anda singkat dan langsung ke intinya.
Etiket memungkinkan mengutip pesan asli sehingga penerima dapat segera memahami apa yang dipertaruhkan.
Diperbolehkan untuk melampirkan bahan tambahan dalam lampiran.
Mengetahui dan menerapkan aturan etiket di bidang komunikasi bisnis membantu pengirim untuk mendapatkan reputasi yang baik dan menarik mitra baru.
