Percakapan telepon telah lama menjadi bagian dari kehidupan bisnis. Dengan bantuan mereka, keputusan dikomunikasikan, tugas diterima dan dilaporkan, janji temu dan pembatalan dibuat. Ketidaktahuan akan aturan etiket percakapan telepon dapat menyebabkan rusaknya banyak kesepakatan dan ketidakpercayaan di pihak mitra dan klien.
instruksi
Langkah 1
Bekerja pada suara Anda. Jika memungkinkan, rekam percakapan dengan salah satu mitra bisnis di dictaphone dan dengarkan. Nilai timbre suara Anda, kecepatan bicara, intonasi, dan energi Anda. Untuk membuat suara terdengar lebih menyenangkan, pernapasan harus seimbang, postur harus bebas. Tersenyumlah saat Anda berbicara - trik ini akan membantu membuat suara Anda lebih hangat dan menyenangkan. Cobalah untuk menyingkirkan kata-kata parasit jika Anda menggunakannya.
Langkah 2
Siapkan untuk semua panggilan keluar. Rumuskan tujuan percakapan, frasa kunci yang akan Anda gunakan. Siapkan buku catatan dan pena untuk mencatat saat Anda berbicara. Ketika mereka menjawab Anda, jangan lupa untuk menyapa, perkenalkan diri Anda dan sebutkan perusahaan yang Anda wakili. Ambil jeda singkat agar orang lain dapat menjawab Anda dan mengingat atau menuliskan nama Anda. Tanyakan apakah pelanggan Anda dapat menjawab pertanyaan Anda. Jika jawabannya ya, sebutkan tujuan panggilan Anda.
Langkah 3
Saat menjawab panggilan masuk, jangan membuat lawan bicara menunggu lebih dari 3-4 dering. Pastikan untuk menyapa dan memperkenalkan diri. Saat berbicara di telepon, alihkan pikiran Anda dari semua aktivitas dan percakapan lainnya. Jika Anda perlu waktu untuk menjawab pertanyaan orang lain, tuliskan kontaknya dan tawarkan untuk meneleponnya kembali jika Anda sudah siap. Jika Anda perlu mengalihkan panggilan, nyatakan dengan jelas inti pertanyaan kepada rekan kerja Anda sehingga penelepon tidak perlu mengulanginya. Di akhir percakapan, ucapkan terima kasih kepada orang lain yang telah menghubungi Anda.
Langkah 4
Aturan etiket telepon mengatakan bahwa pelanggan yang menelepon adalah yang pertama menutup telepon dan mulai mengucapkan selamat tinggal. Dia juga menelepon kembali jika terjadi gangguan komunikasi. Saat merencanakan percakapan telepon, pertimbangkan waktu: jam di awal dan jam di akhir hari kerja, ketika pelanggan mungkin memiliki masalah mendesak, dianggap tidak berhasil, serta istirahat makan siang.
