Kadang-kadang orang yang menggunakan surat untuk komunikasi bisnis bertanya pada diri sendiri apakah mungkin mempengaruhi keputusan penerima dengan cara apa pun. Beberapa orang berpikir ini tidak mungkin; yang lain menjawab pertanyaan dengan setuju. Siapa yang benar? Korespondensi bisnis adalah pekerjaan yang sangat rumit. Setelah mengisi surat, Anda harus menunjukkan rasa hormat kepada penerima, benar dan tidak mengganggu! Anda dapat memengaruhi seseorang melalui kertas, tetapi untuk ini Anda harus mengikuti beberapa aturan.
Membangun kontak psikologis psychological
Kontak psikologis dalam korespondensi bisnis sangat penting, karena jika tidak ada, kerja sama hampir tidak mungkin. Pastikan untuk menyapa penerima menggunakan kata "Yang Terhormat". Jangan pernah menyingkat kata di header. Artinya, jika Anda tidak mengenal orang tersebut dengan baik, Anda dapat melamar sebagai berikut "Dear Mr. Petrov", dan bukan "Uv. Tuan Petrov".
Jika sebelumnya Anda pernah bertemu seseorang dan membicarakan beberapa topik yang berhubungan dengan pekerjaan Anda, pastikan untuk menggunakan fakta ini dalam pendahuluan. Jika Anda tidak akrab dengan penerima, tanyakan tentang perusahaannya.
Contoh kata pengantar.
1. Petr Petrovich yang terhormat! Pada pertemuan bisnis yang berlangsung di restoran Angara pada 12 Oktober tahun ini, kami membahas topik investasi usaha kecil.
2. Tuan Petrov yang terhormat! Kami mengetahui bahwa perusahaan Anda adalah pemimpin di wilayah Irkutsk dalam produksi gergaji pita. Perusahaan kami bergerak di bidang produksi penggergajian kayu. Kami ingin bekerja sama dengan Anda di masa depan.
Jika Anda mengetahui bahwa kepala organisasi sangat memperhatikan reputasinya dan sedang mencari mitra, Anda dapat meminta nasihatnya. Orang seperti itu dengan senang hati akan setuju untuk membantu, karena Anda dapat memengaruhi reputasi perusahaan. Sangat nyaman untuk bekerja sama dengan organisasi seperti itu, karena manajer akan berusaha memenuhi semua persyaratan kontrak, agar tidak mendapatkan ulasan negatif.
Menemukan Argumen dan Fakta
Untuk meyakinkan klien bahwa Anda benar, Anda harus menemukan argumen. Mereka sedang, kuat, dan terkuat. Psikolog menyarankan untuk mengikuti urutan berikut saat menulis surat: kuat - sedang - terkuat.
Yang kuat termasuk argumen berikut:
- Presentasi akan menampilkan perkembangan terbaru dalam peralatan untuk produksi gergaji pita.
- Harga peralatan yang ditawarkan akan menjadi 30% di bawah harga pasar.
Fakta rata-rata meliputi:
- Para peserta presentasi akan berkesempatan untuk melihat peralatan baru beraksi, serta mendapatkan saran tentang pengoperasian perangkat.
- Garansi untuk peralatan yang ditawarkan akan meningkat 2 tahun.
Yang kuat termasuk argumen berikut:
- Di akhir presentasi, akan ada promosi, yang pesertanya bisa mendapatkan yang kedua secara gratis saat membeli peralatan.
Menemukan masalah penerima
Sebelum mengusulkan sesuatu, cobalah untuk menemukan alasan yang dapat mendorong pembaca untuk menggunakan layanan Anda atau membeli produk dari Anda. Misalnya, Anda menawarkan layanan pengiriman barang. Pelajari dengan cermat pekerjaan penerima, identifikasi ketidakpuasannya. Untuk melakukan ini, Anda dapat mengirim "mata-mata". Anda juga dapat mengetahui perusahaan mana yang dia gunakan. Kemudian temukan aspek negatif dari organisasi yang menjalankan truk tersebut. Cobalah untuk mengidentifikasi masalah yang mungkin muncul saat bekerja dengan pihak ketiga.
Jika Anda menawarkan peralatan yang lebih baik daripada yang digunakan oleh penerima, pastikan untuk menulisnya dalam surat, mengacu pada fakta bahwa dengan perangkat Anda, volume produksi akan meningkat secara dramatis.
Merumuskan pikiran
Cobalah untuk merumuskan pikiran Anda dengan benar. Misalnya, psikolog menyarankan untuk tidak menggunakan partikel "tidak" dan "tidak" dalam korespondensi bisnis.
Contoh.
Ungkapan yang salah: pada 12 Oktober, tidak ada salahnya Anda mengunjungi pameran kami.
Ungkapan yang benar: pada 12 Oktober kami akan senang melihat Anda di pameran kami.
Desain surat
Sikap penerima terhadap perusahaan Anda tergantung pada desain korespondensi keluar. Korespondensi bisnis melibatkan penggunaan kop surat perusahaan. Anda tidak boleh bereksperimen dengan font dan ukuran, lebih baik memilih standar, yaitu font Times New Roman dan ukuran 12. Meskipun ini sepele, tetapi pada tingkat psikologis, itu memiliki pengaruh besar pada seseorang!
