Bagi petugas pemula, desain surat menyurat yang masuk bisa menjadi ujian kekuatan. Namun, segera setelah proses dipecah menjadi langkah-langkah sederhana dan dapat dimengerti, itu menjadi bagian yang tidak mencolok dari hari kerja.
instruksi
Langkah 1
Semua dokumen yang diterima oleh organisasi harus didaftarkan pada hari yang sama, terlepas dari bagaimana mereka sampai di sana (melalui email, kurir, faks, dll.). Email harus dicetak, pesan telepon harus direkam.
Langkah 2
Kolom #1 jurnal menunjukkan tanggal penerimaan setiap dokumen. Kolom #2 - nomor registrasinya. Nomor tersebut ditetapkan dalam urutan penerimaan, dengan setiap tahun kalender dimulai dengan satu. Kemudian setiap dokumen yang dikirim diperiksa: apakah sudah dikirim dengan benar, apakah paketnya utuh. Jika tidak ditandai "secara langsung", amplop atau tas dibuka dan diperiksa isinya. Jika ada inventaris, mereka memeriksanya. Jika beberapa dokumen yang ditentukan hilang, Anda perlu membuat tindakan yang sesuai, dan membuat catatan di jurnal korespondensi masuk di bagian "Catatan". Jumlah lembar dengan lampiran ditunjukkan pada kolom No. 3.
Langkah 3
Jenis surat menyurat dimasukkan pada kolom No. 4. Ini bisa berupa permintaan, laporan rekonsiliasi, surat, sertifikat, telegram, pemberitahuan, dll. Dua kolom berikutnya menunjukkan pengirim dan nomor keluar surat.
Langkah 4
Ringkasan pengiriman harus ditunjukkan pada kolom No. 7. Misalnya, “Tentang penyediaan sertifikat utang AA Ivanov. bank "atau" Aplikasi untuk perhitungan ulang gaji VV Sidorova ".
Langkah 5
Kemudian surat-surat itu diserahkan kepada yang dituju, dan setelah menerima keputusan, dimasukkan ke dalam kolom No. 8, yang menunjukkan dua pelaksana berikutnya dan batas waktu pelaksanaan dokumen. Catatan menunjukkan bahwa dokumen telah dieksekusi dan di mana ia diajukan.
