Catatan penjelasan adalah dokumen informasi untuk penggunaan resmi, yang dibuat oleh bawahan dan ditujukan kepada atasan langsung. Sebagai aturan, catatan penjelasan berisi informasi faktual yang menjelaskan tindakan karyawan yang bertentangan dengan disiplin kerja. Jadi, seorang karyawan yang tidak masuk kerja karena sakit harus membuat catatan yang sesuai kepada manajer.
instruksi
Langkah 1
Saat menulis catatan penjelasan, perlu diingat bahwa teksnya bisa berubah-ubah, tetapi desain umum harus sesuai dengan standar yang berlaku umum. Periksa dengan departemen akuntansi perusahaan jika organisasi memiliki persyaratan khusus untuk dokumen tersebut. Tanyakan apakah Anda perlu mendaftarkan catatan tersebut.
Langkah 2
Pada selembar kertas putih format A4 (jika perusahaan memiliki formulir standar untuk catatan penjelasan, gunakan itu) ketik atau tulis dengan tangan di kepala (gelar) posisi dan nama lengkap manajer yang dituju surat penjelasan, masukkan data Anda di bawah ini dalam format yang sama. Di tengah lembar, tulis nama dokumen: Catatan penjelasan, kemudian lanjutkan untuk mengisi bagian utama.
Langkah 3
Nyatakan di bagian pertama catatan komponen faktual dari kasus tersebut, yaitu ketidakhadiran di tempat kerja dari nomor ini dan itu (atau dari ini dan itu ke ini dan itu). Pada bagian kedua, jelaskan alasan pelanggaran disiplin kerja: pergi ke dokter, memanggil ambulans di rumah, rawat inap, dan sebagainya. Sebutkan nama penyakitnya. Menurut standar etika, Anda tidak perlu masuk ke detail, tetapi nama umum harus ada, misalnya: infeksi virus, penyakit kronis pada saluran pencernaan, penyakit autoimun, kanker.
Langkah 4
Buat catatan di akhir catatan sakit bahwa bukti dokumenter dari kata-kata Anda (cuti sakit) dilampirkan. Jika alasan ketidakhadiran dari tempat kerja adalah karena penyakit anak, lampirkan juga cuti sakitnya pada catatan penjelasan. Jika dokumen yang diperlukan tidak ada, jelaskan alasan tidak adanya cuti sakit dan tunjukkan tanggal kapan lembar ini akan diserahkan ke departemen akuntansi. Sertakan nomor dan tanda tangan tulisan tangan pada catatan, meskipun teks itu sendiri diketik di komputer. Tunjukkan catatan itu kepada sekretaris, di mana itu akan diberi nomor registrasi.
