Saat menyusun pesanan personel, penting untuk memberi perhatian besar pada signifikansi hukumnya. Agar mengikat secara hukum, mereka harus berisi sejumlah rincian yang diperlukan, termasuk indeks pendaftaran atau, dengan kata lain, nomor dokumen. Aturan untuk mendaftarkan pesanan ditentukan oleh dokumen lokal institusi, tetapi ada juga aturan umum.
instruksi
Langkah 1
Nomor urut pesanan personel juga nomor registrasinya (indeks). Penomoran semua pesanan (pesanan) untuk personel harus disimpan selama tahun kerja secara terpisah untuk setiap kelompok dokumen administrasi dalam formulir pendaftaran khusus.
Tahun kerja biasanya bertepatan dengan tahun kalender (1 Januari - 31 Desember). Tetapi ada pengecualian, misalnya, lembaga budaya, pendidikan, dll., Di mana tahun kerja dimulai pada 1 September.
Langkah 2
Untuk memulainya, bedakan semua pesanan ke dalam kelompok terpisah. Bagilah kertas menurut umur simpannya menjadi dokumen penyimpanan jangka panjang dan dokumen penyimpanan jangka pendek.
Dalam organisasi besar dengan sejumlah besar karyawan, untuk kenyamanan, pilih beberapa kelompok pada subjek yang homogen dalam susunan pesanan dengan periode penyimpanan yang sama.
Misalnya, dokumen untuk penyimpanan jangka panjang dapat dibagi menjadi beberapa kelompok: pesanan untuk masuk, pesanan untuk pemecatan, pesanan untuk transfer. Dan kertas penyimpanan jangka pendek dapat dibedakan menjadi seri: pesanan untuk liburan, pesanan untuk perjalanan bisnis.
Dalam organisasi dengan jumlah staf yang sangat besar, kadang-kadang perlu untuk mengembangkan penunjukan surat pesanan untuk setiap kategori personel.
Langkah 3
Selanjutnya, daftarkan masing-masing kelompok pesanan ini pada personel dalam formulir khusus. Sebagai formulir pendaftaran, Anda dapat menggunakan jurnal, kartu registrasi dan kontrol atau sistem manajemen dokumen elektronik. Masing-masing bentuk tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan.
Kartu registrasi dan kontrol dan lemari arsip elektronik, yang biasanya saling menduplikasi, lebih nyaman untuk diatur dan dicari. Log memberikan lebih banyak keamanan informasi.
Formulir pendaftaran tidak memiliki standar yang ketat, tetapi biasanya berisi informasi berikut:
- tanggal;
- nomor seri pesanan;
- siapa yang menandatangani (posisi, nama keluarga);
- ringkasan pesanan;
- dasar;
- penampil.
Langkah 4
Sekarang, untuk mengurutkan urutan berdasarkan bingkai, Anda hanya perlu melihat jurnal yang sesuai dan menetapkan indeks berikutnya ke dokumen.
