Seorang manajer PR harus memiliki pengetahuan tentang pekerjaannya. Hal ini menjelaskan perlunya pemeliharaan arsip informasi penting, yang disebut dengan press dossiers atau media dossiers.
arsip manajer PR
Sebuah berkas pers dikumpulkan untuk semua berita penting, orang dan peristiwa yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhi reputasi organisasi.
Adalah optimal untuk menyimpan lemari arsip terpisah menurut:
- acara reguler dan satu kali: pameran, seminar, meja bundar, rapat, dan jamuan bisnis;
- orang-orang kunci, pemimpin opini, sekutu posisi organisasi dan lawannya;
- topik yang secara teratur diliput oleh layanan PR. Penting untuk mengumpulkan tidak hanya materi organisasi itu sendiri, tetapi juga reaksi publik, materi editorial, komentar ahli, dll.
- industri media dan jurnalis.
Berkas pers, seperti halnya arsip lainnya, harus menjadi basis informasi yang dinamis di mana informasi diperbarui secara berkala dan informasi baru dikumpulkan dengan susah payah.
Teknik pengumpulan
Dari segi teknis, berkas pers dapat dicetak atau elektronik. Paling sering, untuk meminimalkan pekerjaan pada berkas pers, diperbolehkan untuk memiliki kedua opsi arsip yang saling melengkapi.
Berkas pers mencakup publikasi di media, materi layanan PR itu sendiri. Untuk orang, biografi, foto, data pribadi (dengan izin orang tersebut), detail kontak pribadi dan telepon asisten digunakan. Penting untuk menyusun berkas pers untuk acara dari program acara, resolusi, handout peserta dan kontak penyelenggara.
Tempat khusus dalam berkas pers ditempati oleh informasi tentang media dan jurnalis. Seorang spesialis PR harus membuat deskripsi rinci dari setiap media khusus, terlepas dari apakah organisasi saat ini berinteraksi dengan kantor redaksi atau tidak. Data mentah harus mencakup informasi tentang sirkulasi (jika itu adalah publikasi cetak), kehadiran (untuk sumber daya Internet), informasi tentang pendiri, CEO, editor, dan jurnalis industri.
Tanggal lahir semua mitra media, terlepas dari posisi apa yang mereka tempati dalam hierarki editorial, tidak akan pernah berlebihan. Seorang karyawan biasa dan kepala perusahaan media akan sama-sama senang jika layanan PR dari organisasi yang ramah memberi selamat kepada mereka dengan kartu pos kecil atau karangan bunga yang subur. Informasi tentang jurnalis sebaiknya dibatasi pada kompetensi informasi organisasi. Jika layanan PR telah menyiapkan dan menyerahkan kepada koresponden seorang analis organisasi untuk persiapan materi, Anda harus meninggalkan tanda tentang ini di berkas pers. Ini akan memudahkan untuk mengetahui titik awal kesadaran di antara rekan kerja dengan kontak berulang.
Pengisian berkas pers berkaitan langsung dengan sejauh mana layanan Humas menganalisis media secara cermat. Segera setelah artikel baru muncul tentang topik yang dekat dengan kegiatan organisasi manajer humas, itu harus dimasukkan dalam berkas pers. Anda juga harus melakukannya dengan cerita video, kolom penulis, catatan blogger otoritatif, dan informasi lainnya.
Akses ke berkas pers
Jika berkas pers dibentuk dalam jangka waktu yang lama, maka cukup sering, selain informasi dari sumber terbuka, yang disebut orang dalam muncul di dalamnya. Informasi orang dalam biasanya disebut informasi yang diterima dari sumber tidak resmi yang belum dikonfirmasi secara publik. Perwakilan resmi organisasi dapat menyimpan informasi tersebut dalam status "tidak ada komentar" untuk waktu yang lama, oleh karena itu, begitu di berkas pers, manajer PR harus mengingat perlunya membatasi akses ke arsip untuk pihak ketiga.
Insentif lain untuk membatasi akses ke berkas pers adalah data pribadi, yang sering dilengkapi dengan informasi tentang orang. Penting untuk diingat ini ketika menghubungi karyawan lain dari organisasi, spesialis PR dari organisasi lain dan pihak berkepentingan lainnya. Berkas pers dikembangkan terutama untuk penggunaan internal organisasi.
Ini juga menjelaskan perlunya memasang sistem keamanan tambahan untuk mencegah kebocoran informasi. Penting untuk mengumpulkan bahan kertas dalam folder, yang aksesnya harus dibatasi secara ketat. Basis data elektronik harus tersedia untuk karyawan departemen PR, atas permintaan - untuk manajemen organisasi, tetapi tertutup untuk berbagai informasi perusahaan.
