Unit interaksi dengan media awalnya tidak selalu termasuk dalam struktur organisasi organisasi. Kesiapan bekerja di ruang media seiring dengan perkembangan organisasi. Dalam kasus seperti itu, sekretaris pers yang disewa harus mengatur layanan pers dari awal dan membangun kerja sistematisnya.
Jika organisasi belum pernah bekerja di bidang media sebelumnya, kurator layanan pers yang baru direkrut perlu menjalani pelatihan serius di bidang-bidang berikut:
- pemilihan pembicara utama;
- menjalin kerja sama dengan unit struktural untuk menyediakan informasi yang sesuai untuk dipublikasikan di media;
- peralatan teknis dari layanan pers dan rencana media pertama
Dari manajemen hingga media
Masing-masing poin yang ditentukan mungkin membutuhkan banyak waktu untuk diterapkan sepenuhnya. Namun, jika kita berbicara tentang prioritas, maka hal utama yang harus dicari adalah pembicara kunci organisasi. Untuk menarik media dan membuat mereka melihat tidak hanya pengiklan di organisasi, tetapi juga informan, perlu bekerja dengan para pemimpin organisasi. Di antara mereka - direktur umum, kantor deputi, kepala departemen dan departemen di daerah. Orang-orang ini harus memahami dengan jelas kebutuhan untuk berkomunikasi dengan media, memahami pentingnya setiap komentar dan kerja sistematis di bidang ini secara umum.
Seringkali, bahkan yang paling tertarik dengan aktivitas media, pembicara merasa canggung dan malu ketika berkomunikasi dengan wartawan. Menghilangkan hambatan-hambatan tersebut menjadi tugas kurator layanan pers. Hal ini dapat dilakukan dengan mendemonstrasikan berkas pers dengan contoh penampilan publik terbaik dari tokoh media yang sudah terkenal.
Informan internal
Selain manajemen, semua kepala departemen dan departemen harus diberitahu tentang tujuan dan sasaran media perusahaan. Lebih baik melakukan ini selama pertemuan berikutnya, di mana manajemen harus menetapkan tugas memberikan informasi lengkap kepada layanan pers. Semua anggota tim harus memahami bahwa tanggung jawab ini bukan keinginan sekretaris pers, tetapi tugas strategis manajemen yang baru.
Untuk menjalin interaksi yang produktif dengan departemen, perlu, tanpa menunggu informasi diberikan, untuk mencoba membenamkan diri dalam pekerjaan mereka dari dalam. Laporan triwulanan departemen, komunikasi dengan manajemen dan pelaksana langsung akan membantu dalam hal ini. Berteman dengan semua orang dan terbuka terhadap informasi baru adalah salah satu kunci efektif kerja layanan pers.
Dalam proses bekerja dengan segmen perusahaan tertentu, mungkin sulit untuk memberikan informasi secara berkelanjutan. Seringkali ini disebabkan oleh pekerjaan spesialis departemen di jalur kerja langsung. Tidak produktif untuk menyembunyikan kebencian bahwa rekan kerja menganggap tugas informasi perusahaan di bawah tanggung jawab utama. Oleh karena itu, ada baiknya mengangkat isu pembuatan regulasi internal untuk penyampaian informasi dengan frekuensi tertentu. Dan agar hubungan internal perusahaan tidak mengalami hal ini, sekretaris pers harus menghubungi manajemen departemen secara langsung dengan permintaan untuk memberikan akses langsung ke informasi untuk pemrosesannya, agar tidak membebani karyawan departemen dengan pekerjaan. Biasanya, para eksekutif menyambut inisiatif ini.
Langkah pertama menuju publisitas
Setelah persiapan internal selesai, tahap mencapai level publik pun dimulai. Untuk itu diperlukan kajian terhadap media massa, yang berpotensi menjadi media platform untuk mempublikasikan informasi tentang perusahaan. Tergantung pada tujuan strategis, sekretaris pers tidak boleh terbatas pada publikasi khusus. Di antara mitra informasi potensial, seseorang dapat dengan aman memasukkan kantor berita tingkat lokal, regional dan federal, televisi, radio, dll.
Jangan meremehkan platform, yang, meskipun tidak berstatus sebagai media, sering kali mengungguli rekan-rekan informasi mereka dalam hal efisiensi. Ini adalah blogger, grup, dan komunitas di jejaring sosial, situs informasi, dll.
Tidak akan berlebihan untuk memikirkan aktivitas perusahaan di jejaring sosial tanpa perantara. Tidak ada yang dapat mengatasi tugas ini lebih baik daripada pusat pers, yang mengetahui pekerjaan perusahaan di dalam dan di luar.
Sejalan dengan pekerjaan persiapan, sekretaris pers harus menyusun daftar sarana teknis yang diperlukan untuk pekerjaan itu. Selain perlengkapan kantor standar, ini adalah kamera, perekam suara, hard drive untuk menyimpan materi.
Rencana media pertama - strategi publikasi perusahaan untuk waktu dekat - harus disusun dengan harapan bahwa media akan mewaspadai informasi dari sumber yang sebelumnya tidak diketahui. Ini mungkin menjelaskan pada awalnya sejumlah besar publikasi atas dasar komersial. Rincian akhir harus disetujui oleh manajemen senior.
