Saat menyiapkan proyek bersama antara organisasi atau divisi yang berbeda dari satu perusahaan, sering kali perlu untuk mendiskusikan detail individu dan kondisi untuk implementasi. Dalam hal ini, mekanisme koordinasi diluncurkan, yang memungkinkan, dengan mempertimbangkan kepentingan para pihak, untuk menyusun posisi bersama di seluruh daftar masalah. Desain surat semacam itu tunduk pada hukum umum pekerjaan kantor, tetapi memiliki beberapa kekhasan.
instruksi
Langkah 1
Siapkan daftar masalah yang akan disepakati. Sebagai aturan, surat yang berisi persyaratan seperti itu adalah dokumen independen yang mendahului kesimpulan dari kontrak utama. Dalam beberapa kasus, ini dapat digunakan sebagai dokumen internal yang diperlukan untuk mengembangkan solusi umum dan memerlukan konfirmasi kelayakan dari berbagai layanan (keamanan, hukum, keuangan, desain, dll.). Dalam kasus lain, disiapkan untuk membahas isu-isu kontroversial dengan organisasi mitra dalam mengerjakan proyek bersama.
Langkah 2
Untuk membuat surat banding ke rekanan, Anda akan memerlukan perinciannya dan persyaratan yang harus disepakati. Mulailah surat dengan menentukan penerima di sudut kanan atas (nama organisasi mitra, gelar, nama belakang dan inisial penanggung jawab). Di sini, beri tahu secara singkat subjek surat "pada persetujuan …". Dalam hal ini, Anda tidak perlu menulis nama dokumen. Frasa pertama dari surat itu akan menjadi seruan dengan nama dan patronimik kepada orang yang bertanggung jawab atas pengembangan bagian proyek yang dipimpin oleh organisasi mereka. Tentu saja, tidak lupa menambahkan kata "Dear". Selanjutnya, mintalah untuk mempertimbangkan kondisi yang diusulkan, memberikan daftarnya, dan membuat keputusan untuk persetujuan.
Langkah 3
Di bagian akhir surat itu, menginformasikan batas waktu di mana perlu untuk melaksanakan perjanjian dan membuat amandemen yang diperlukan atau menerima proposal secara penuh. Ini diikuti dengan tanggal surat, tanda tangan penanggung jawab dan transkripnya dalam tanda kurung.
Langkah 4
Harap dicatat bahwa surat persetujuan dapat berupa dokumen utama yang mengamankan persyaratan perjanjian awal, atau yang menyertainya. Surat yang akan dilampirkan protokol persetujuan atau dokumen lain dalam bentuk daftar atau daftar harus memuat item "Lampiran". Di dalamnya, sebutkan dokumen-dokumen yang dilampirkan (setelah diberi nomor sebelumnya) yang diusulkan untuk disetujui oleh para pihak.
