Pendaftaran dokumen untuk diserahkan ke arsip dilakukan setelah akhir tahun. Dengan demikian, dokumen disiapkan untuk penyimpanan sehubungan dengan aturan yang ditetapkan. Tergantung pada waktu penyimpanan, serta nilai dokumen, kasus diselesaikan secara penuh atau sesuai dengan sistem yang disederhanakan.
instruksi
Langkah 1
Buat daftar kasus untuk dokumen penyimpanan sementara (hingga 10 tahun inklusif). Periksa kebenaran pembentukan kasing (apakah ada dokumen dengan periode penyimpanan permanen). Biarkan kasus di folder, mereka harus sistematis sesuai dengan nomenklatur kasus dan tidak perlu diberi nomor. Kasus diserahkan ke arsip sesuai dengan nomenklatur kasus.
Langkah 2
Untuk kasus penyimpanan jangka panjang (lebih dari 10 tahun), berikut ini dilakukan:
1. Penjilidan kasing (terbungkus dalam map keras atau penutup dengan benang kuat di empat lubang atau dapat diikat).
2. Penomoran lembaran (dilakukan dengan pensil grafit hitam di sudut kanan atas, tanpa menyentuh teks dokumen).
3. Membuat prasasti sertifikasi (menunjukkan berapa banyak lembar yang terkelupas, apakah ada kerusakan, tanda dan tanggal).
4. Menyusun inventaris internal dokumen (untuk kasus dengan dokumen yang sangat berharga, kasus pribadi, yudisial dan investigasi, dll.). Di akhir inventaris, tunjukkan jumlah dokumen dalam kasing dan jumlah lembar inventaris.
5. Pendaftaran semua rincian sampul kasus (nama institusi, unit struktural, indeks klerikal kasus, judul kasus, umur simpan kasus.
Langkah 3
Membuat inventaris untuk dokumen penyimpanan permanen atau jangka panjang. Ini harus mencakup nomor kasus individual, serta mengungkapkan konten dan komposisinya dalam judul kasus. Inventaris juga harus menunjukkan periode penyimpanan kasing. Tunjukkan jumlah kasus dan jumlah kasus pertama dan terakhir, tanda tangan dan tanggal. Inventaris terpisah dibuat untuk kasus personalia.
Langkah 4
Kirim file yang sudah disiapkan ke arsip. Petugas arsip di hadapan Anda akan memeriksa jumlah kasus sesuai dengan nomenklatur atau inventaris, membuat prasasti konfirmasi, menandai jumlah kasus yang hilang, mengatur tanggal penerimaan dan pemindahan kasus. Inventaris dikonfirmasi dengan tanda tangan orang yang melakukan transfer dan penerimaan kasus.
