Area pekerjaan arsip yang besar dan terpisah dianggap sebagai pertanyaan yang berhubungan dengan persiapan dokumen untuk pengirimannya ke arsip organisasi. Itulah sebabnya mereka patut mendapat perhatian serius, karena selama tahap pengerjaan dokumen ini, berbagai kesalahan metodologis dan praktis sering dibuat, yang di masa depan dapat menyebabkan konsekuensi negatif dalam pekerjaan kearsipan.
instruksi
Langkah 1
Semua pekerjaan yang terkait dengan transfer dokumen ke arsip, termasuk dokumen personel, biasanya dibagi menjadi beberapa tahap berikut: - pertama-tama, perlu untuk melakukan pembentukan dokumen dalam produksi saat ini dan setelah selesai;
- setelah pembentukan kasus, mereka harus disusun sesuai dengan semua aturan yang ditetapkan;
- kemudian melakukan pemeriksaan nilai dan mempersiapkan penyimpanan arsip;
- melakukan inventarisasi semua dokumen yang ditransfer ke arsip organisasi;
- pada tahap terakhir, transfer surat-surat resmi ke arsip organisasi.
Langkah 2
Pertama, Anda harus melakukan pembentukan dokumen yang benar terkait dengan personel di kompleks tertentu, yaitu dalam kasus. Dalam map khusus, surat-surat resmi tersebut harus dibentuk sebagai pesanan untuk berbagai aspek kegiatan karyawan perusahaan, untuk personel, yang memiliki kerangka waktu berbeda yang dialokasikan untuk penyimpanannya. Tahap ini harus dilakukan, karena beberapa bagian dari pesanan yang berhubungan dengan personel dikhususkan secara eksklusif untuk masalah yang valid yang mempengaruhi tempat kerja, serta bonus untuk karyawan dan pindah ke posisi kerja. Jenis kertas ini harus disimpan dalam arsip perusahaan setidaknya selama tujuh puluh lima tahun. Pada saat yang sama, sebagian besar pesanan yang berhubungan dengan komposisi pribadi, mencerminkan masalah operasional karyawan perusahaan: pesanan untuk perjalanan bisnis, tugas, liburan, dan sebagainya. Dokumen tersebut harus disimpan selama lima tahun. Untuk kenyamanan menggunakan pencarian dan pekerjaan fasilitasi dalam berbagai kasus, makalah periode lima tahun dan periode tujuh puluh lima tahun harus dibentuk.
Langkah 3
Penting untuk membentuk akun pribadi karyawan perusahaan dan semua karyawan dengan benar, yang berhubungan dengan data upah secara ketat dalam urutan abjad. Semua kertas dalam folder pribadi harus diatur hanya dalam urutan kronologis sesuai dengan tanggal penerimaannya. Juga perlu untuk semua kertas yang terletak di folder untuk menyusun inventaris arsip, yang berisi perincian seperti: - nama kertas;
- nomor seri kertas yang termasuk dalam inventaris;
- jumlah lembar dalam dokumen;
- tanggal dan nomor dokumen (jika perlu);
- catatan ringkasan jumlah lembar kertas yang termasuk dalam arsip pribadi;
- catatan.
