Surat layanan adalah cara umum untuk menginformasikan pihak ketiga melalui surat. Ini digunakan ketika diperlukan untuk memiliki konfirmasi tertulis tentang transfer informasi penting kepada mitra atau ketika tidak mungkin untuk menggunakan jenis komunikasi lain. Dokumen ini memiliki banyak variasi, tetapi ada aturan umum yang harus diperhatikan saat menyiapkan surat semacam itu.
Diperlukan
Kop surat kop surat
instruksi
Langkah 1
Untuk memulai, dapatkan kop surat organisasi Anda yang dirancang khusus untuk surat-surat ini. Perbedaan utamanya dari kop surat standar adalah adanya detail pos bersama dengan detail bank. Jika ini tidak terjadi di perusahaan Anda, siapkan versi Anda sendiri. Tempatkan logo di sini dan tunjukkan nama organisasi, detail bank, alamat pos, telepon, faks, dan email untuk komunikasi.
Langkah 2
Di sudut kanan atas, tunjukkan penerima surat (nama perusahaan, alamat pos, posisi, nama lengkap kepala). Jika surat itu ditujukan kepada beberapa organisasi, alamat mereka ditempatkan satu demi satu, tetapi tidak lebih dari empat berturut-turut dan tanpa menyebutkan pemimpinnya. Sekarang langsung ke teks surat itu, karena dokumen ini tidak menulis namanya (tidak seperti tindakan, memo, dll.). Sebagai gantinya, Anda dapat secara singkat menunjukkan subjek surat, esensi banding Anda - "tentang keterlambatan pembayaran", "tentang perubahan persyaratan", dll.
Langkah 3
Teks surat harus dalam gaya bisnis. Nyatakan intisari sesingkat dan seakurat mungkin untuk menghindari kebingungan saat menyampaikan informasi penting. Satu surat harus membahas satu masalah. Jangan mencoba menyelesaikan semua masalah antara Anda dan pasangan dalam satu surat. Masing-masing harus dipertimbangkan secara terpisah, karena mungkin ada pelaku yang berbeda dan, di samping itu, ini bisa menjadi penting jika terjadi perselisihan yang memerlukan keputusan di pengadilan. Oleh karena itu, yang terbaik adalah tidak menampilkan volume surat lebih dari satu halaman.
Langkah 4
Terakhir, buat daftar dokumen tambahan di bagian Lampiran. Tinggalkan tempat untuk tanda tangan manajer dan uraikan tanda tangannya dalam tanda kurung (nama keluarga, inisial). Pastikan untuk menunjukkan nama lengkap pemain dan nomor telepon kantor untuk komunikasi. Tanda tangani dokumen asli dengan supervisor Anda dan daftarkan surat itu dengan sekretaris organisasi Anda sebagai dokumen keluar.
