Pekerjaan kantor yang terorganisir dengan benar adalah salah satu komponen keberhasilan pekerjaan dari perusahaan mana pun (bahkan kecil). Memang, kesan pertama mitra bisnis tergantung pada bagaimana dokumen utama (perintah, instruksi, surat, dll.) dibuat. Penting juga seberapa cepat aliran dokumentasi masuk, keluar, dan internal melewati.
instruksi
Langkah 1
Seorang karyawan tertentu harus bertanggung jawab atas alur kerja di perusahaan. Jika perusahaan tidak terlalu besar, itu adalah sekretaris, asisten sekretaris. Jika organisasi mencakup lebih dari satu subdivisi (terutama jika mereka memiliki lokasi teritorial yang berbeda), layanan lembaga pendidikan prasekolah diselenggarakan (dukungan dokumentasi manajemen).
Merekalah yang mengembangkan instruksi perusahaan untuk pekerjaan kantor, merevisinya, dan membuat perubahan. Saat menyiapkan dokumen, Anda dapat mengambil "Aturan Pekerjaan Kantor di Badan Eksekutif Federal" sebagai dasar.
Langkah 2
Ini adalah tahap yang penting dan krusial, karena setelah persetujuan instruksi untuk pekerjaan kantor, dokumen di perusahaan harus sesuai dengan gaya tertentu:
- lokasi detail (membujur, bersudut);
- font perusahaan;
- format (ukuran kertas, indentasi).
Selain contoh formulir perusahaan, instruksi harus mencerminkan masalah seperti organisasi pendaftaran dokumen masuk / keluar; organisasi kontrol atas pelaksanaan dokumen dan keputusan yang diambil; persiapan dan transfer dokumen ke arsip, dll.
Langkah 3
Pembentukan folder tempat dokumen subjek tertentu diajukan harus dilakukan sesuai dengan nomenklatur kasus. Ini dikembangkan oleh orang yang bertanggung jawab atas pencatatan, berdasarkan "Daftar dokumen manajemen standar yang dihasilkan dalam kegiatan organisasi, yang menunjukkan waktu penyimpanan."
Langkah 4
Karena kenyataan bahwa pekerjaan pada pengembangan nomenklatur kasus sangat banyak, membutuhkan pengetahuan yang luas, lebih tepat untuk mengatur pekerjaan itu dengan melibatkan perwakilan dari masing-masing layanan dan departemen. Mereka menyusun daftar kasing (juga menunjukkan periode penyimpanan), yang dibentuk di layanan atau departemen, dan lembaga pendidikan prasekolah membuat ringkasan nomenklatur kasing untuk perusahaan.
Langkah 5
Untuk memfasilitasi pekerjaan dengan dokumen, semakin banyak perusahaan menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS). Dimungkinkan untuk memilih EDMS yang berfungsi secara efisien untuk perusahaan mana pun (dengan jumlah karyawan 7 atau 2000). Yang paling efisien dalam hal rasio harga / kualitas saat ini adalah sistem seperti "Delo", "EVFRAT-Document Management".
Tetapi bahkan jika perusahaan Anda belum dapat membeli EDMS, program Microsoft Office standar akan datang untuk menyelamatkan. Menggunakan cara biasa Word, Excel, PowerPoint, sangat mungkin untuk mengatur desain dokumen sesuai dengan persyaratan identitas perusahaan, mengatur aliran dokumen elektronik.
