Dokumen yang memasuki organisasi tunduk pada akuntansi. Biasanya pendaftaran surat masuk adalah tugas kantor, tetapi dalam tim kecil tanggung jawab ini sering dilimpahkan kepada sekretaris. Metode pemrosesan korespondensi, sebagai suatu peraturan, dijelaskan secara rinci dalam instruksi internal untuk pekerjaan kantor. Jika tidak ada, saat memproses dokumen baru, Anda harus mematuhi urutan tindakan tertentu.
Diperlukan
- - jurnal pendaftaran korespondensi masuk;
- - cap "Surat masuk".
instruksi
Langkah 1
Menerima dan mengurutkan korespondensi yang masuk. Semua surat harus dibuka, kecuali yang bertanda khusus, misalnya "Personal to the manager" atau "Confidential", dll. Jangan buru-buru membuang amplop, periksa dulu apakah alamat pengirim tertera dalam teks. Pendaftaran tidak memerlukan dokumen akuntansi (faktur, faktur), selamat, materi iklan.
Langkah 2
Masukkan informasi tentang surat yang diterima di log korespondensi masuk. Itu bisa elektronik atau tradisional (kertas). Saat mengisi formulir elektronik, ikuti rekomendasi dari pengembang program. Sistem komputer memfasilitasi pekerjaan administrasi, membantu dengan cepat menemukan informasi yang Anda butuhkan. Namun, penyatuan penting di dalamnya, kepatuhan yang ketat terhadap aturan untuk memasukkan informasi, jika tidak, dokumen dapat hilang dalam database.
Langkah 3
Beli buku catatan tradisional di percetakan atau atur sendiri di buku catatan A4. Syarat utama untuk itu adalah kemudahan pencarian, kejelasan dan ketepatan pengisian. Lebih mudah untuk menyimpan jurnal dalam bentuk tabel dengan kolom-kolom berikut: 1. Tanggal registrasi. Mempertimbangkan surat masuk pada hari penerimaan dan pada malam hari menyerahkannya kepada manajer untuk dipertimbangkan, kecuali organisasi telah mengadopsi prosedur yang berbeda; Nomor pendaftaran. Atribut dokumen ini terdiri dari jumlah kasus file "Dokumen masuk" (sesuai dengan nomenklatur urusan organisasi yang disetujui) dan nomor seri (dari awal tahun kalender) dari surat yang diterima. Misalnya, "No. 01-12-273", di mana 01-12 adalah nomor nomenklatur kasus, 273 adalah nomor unik surat. Semua korespondensi yang diterima dicatat satu kali, terlepas dari jumlah salinan yang diterima kemudian, termasuk yang elektronik; 3. Penulis surat (organisasi, individu), misalnya, "Vstrecha LLC" atau "Administrasi daerah, wakil kepala V. S. Sidorov", dll. 4. Subjek dokumen. Anda dapat mengisi kolom ini dengan informasi dari judul surat atau secara singkat merumuskan gagasan utama setelah membacanya. Tulislah sedemikian rupa sehingga nantinya Anda dapat dengan mudah mengingat dokumen mana yang dimaksud dan menjelaskannya kepada rekan kerja Anda. Misalnya, "Pada kesimpulan kontrak untuk layanan transportasi" atau "Tentang penyediaan informasi tentang pajak penghasilan sebelum 12-12.2011", dll.; 5. Pelaksana. Isi kotak setelah menerima visa manajer. Masukkan nama orang yang akan menyiapkan respons. Catat tanggal jatuh temponya di sini. Sorot atau garis bawahi tanggal balasan surat mendesak 6. Catatan. Di sini Anda dapat membuat catatan tentang pemenuhan pesanan manajer, atau menunjukkan adanya lampiran penting pada surat itu, atau menandai jumlah salinan yang dimiliki karyawan di tempat kerja.
Langkah 4
Lengkapi tabel sesuai keinginan Anda. Misalnya, takut akan keamanan dokumen, pilih kotak untuk tanda tangan kontraktor saat menerima surat. Namun, jangan membebani jurnal dan diri Anda sendiri dengan entri yang terlalu bertele-tele. Dokumen tersebut berisi semua informasi yang diperlukan, formulir pendaftaran hanya membantu melacak tahap pengerjaannya.
Langkah 5
Letakkan stempel khusus pada semua huruf, yang menunjukkan jenis korespondensi - "Masuk". Cetakan harus berada di sudut kanan bawah halaman pertama dokumen. Pastikan bahwa hasil cetak tidak tumpang tindih dengan teks. Masukkan nomor seri dan tanggal penerimaan di baris cetak secara manual.
