Hasil rapat memerlukan rekaman dokumen dalam bentuk notulen. Saat menyusun dokumen ini, penting untuk mencerminkan poin utama diskusi, menyajikan seluruh diskusi sesingkat mungkin.
Risalah dibuat setelah rapat oleh sekretaris rapat, yang harus membuat catatan selama diskusi, atau menyimpan catatan diktafon. Opsi kedua adalah yang paling optimal untuk menyelesaikan kemungkinan perselisihan.
Secara visual, dokumen terdiri dari bagian-bagian berikut:
- informasi Umum;
- mata acara rapat;
- diskusi dan keputusan yang dibuat.
Informasi Umum
Blok informasi ini mencakup judul, lokasi (kota, tanggal, waktu pertemuan), daftar orang yang hadir. Judul pertemuan adalah judul. Misalnya, pertemuan kelompok kerja tentang masalah kepegawaian. Blok tanggal dan waktu menunjukkan informasi tentang pertemuan yang diadakan secara langsung, dan bukan tentang tanggal penandatanganan protokol.
Jika rapat diselenggarakan oleh struktur tetap (komisi, kelompok kerja, dll), maka informasi umum menunjukkan nama lengkap ketua tetap dan sekretaris rapat.
Saat menyusun daftar hadirin, nama jabatan dan tempat kerja para undangan harus dicantumkan. Blok informasi ini dimulai dengan kata "Present". Dalam hal rapat memberikan suara, maka yang hadir dalam risalah tersebut dibagi menjadi dua kelompok - dengan hak untuk memilih dan tanpa hak untuk mengambil bagian dalam pemungutan suara.
Agenda pertemuan
Agenda rapat dibuat sebelum rapat. Namun, ada pengecualian, misalnya - untuk pertemuan mendesak. Blok ini mencantumkan masalah pertemuan tanpa menentukan pembicara dan batas waktu untuk laporan. Kalaupun rapat diadakan untuk membahas satu masalah, tidak dicantumkan dalam judul dokumen, tetapi disusun dalam bentuk agenda.
Tergantung pada batas waktu pidato, agenda yang disajikan dapat disetujui secara otomatis atau pemungutan suara oleh ketua. Dalam hal ini pembahasan dimulai dengan pertanyaan tentang persetujuan mata acara rapat. Jika tidak ada keberatan, maka dalam risalah tersebut diformalkan keputusan sebagai berikut: "Masalah menyetujui agenda telah divoting." Berikut adalah hasil pemungutan suara berupa: "Suara: untuk - (jumlah suara), menentang - tidak, abstain - tidak."
Diskusi dan pengambilan keputusan
Blok terbesar pertanyaan disediakan untuk mencerminkan jalannya diskusi. Setiap masalah dalam agenda ditempatkan di blok terpisah, dimulai dengan kata-kata dari agenda. Kemudian dilanjutkan dengan jalannya laporan, yang dibuat dalam bentuk sebagai berikut: “Mendengarkan: (nama lengkap pembicara)”. Transkrip berpengalaman merekomendasikan untuk tidak menyalin pidato, tetapi meninggalkan makna umum, yang dapat diungkapkan dalam beberapa kalimat. Jika penting untuk mempertahankan arti dari sebagian besar laporan, maka Anda dapat mengutip tesis pidato atau kutipan dari presentasi dalam lampiran protokol, dengan merujuknya ke dalam teks dokumen.
Hal yang sama berlaku untuk refleksi jalannya diskusi. Jika beberapa pembicara menganut pandangan yang sama, maka pidato mereka dapat diformalkan dalam bentuk berikut: “Penutur (nama lengkap pembicara) yang mendukung pendapat pembicara”.
Sebagai hasil dari setiap pertanyaan, solusi harus dirumuskan. Harus disiapkan terlebih dahulu dalam rancangan keputusan atau dirumuskan oleh peserta rapat sendiri selama diskusi. Keputusan dibuat dalam bentuk formulasi khusus, yang harus disajikan dengan jelas dan akurat. Keputusan tentang pidato informasi murni dapat diperhitungkan oleh para peserta rapat.
Jika rapat memberikan pemungutan suara, risalah setelah setiap masalah harus memuat hasilnya: "Keputusan diambil dengan suara bulat", "Keputusan diambil dengan suara mayoritas", "Keputusan tidak dibuat." Catatan serupa harus dibuat dalam kasus di mana masalah dikeluarkan dari diskusi, ditunda ke pertemuan lain atau tidak dipertimbangkan karena tidak adanya pembicara.
Pada akhirnya, risalah ditandatangani oleh ketua dan sekretaris dan, jika perlu, disertifikasi oleh stempel organisasi yang mengadakan rapat.
