Di akhir rapat, protokol harus dibuat untuk menetapkan agenda rapat, keputusan yang diambil, kondisi di mana mereka akan dilaksanakan, dll. Penting untuk membuat risalah segera setelah rapat, dan tidak menunda "sampai nanti." Ada baiknya jika sekretaris profesional bisa menyimpan notulen. Namun, jika tidak demikian, orang lain yang mengetahui aturan tertentu untuk membuat risalah rapat juga dapat melakukan hal ini.
instruksi
Langkah 1
Orang yang mengambil risalah rapat harus mengetahui semua keputusan rapat yang lalu agar dapat memahami logika dari keputusan yang dibuat. Jika Anda membuat notulen rapat, buat salinan notulen beberapa rapat sebelumnya. Dalam rapat, segera dokumentasikan hal-hal yang menjadi agenda.
Langkah 2
Di sebelah setiap item agenda, tuliskan pemikiran apa pun yang diungkapkan selama pertemuan. Hal ini dapat dilakukan secara singkat, karena risalah akan diselesaikan bukan pada saat rapat, tetapi setelahnya. Inti dari catatan ini adalah bahwa dengan mereka Anda tidak akan melewatkan satu pemikiran penting pun yang diungkapkan. Juga tuliskan nama-nama mereka yang berbicara untuk mengingat siapa yang mengatakan apa dan tentang topik apa. Hanya tulis fakta dari pernyataan, bukan opini atau asumsi pribadi.
Langkah 3
Pelaksanaan protokol harus dilakukan segera setelah pertemuan, sehingga poin-poin penting tidak dilupakan atau catatan tidak hilang. Risalah harus berisi deskripsi singkat tentang pertemuan dalam gaya bisnis. Untuk melakukan ini, gunakan pidato tidak langsung, tulis semuanya dalam bentuk lampau: "II Ivanov mencatat bahwa …".
Langkah 4
Isi protokol harus terdiri dari:
1. "caps" yang menunjukkan tujuan dan tanggal rapat, terkadang juga menunjukkan waktu mulainya rapat;
2. daftar hadir dan tidak hadir;
3. ringkasan keputusan yang diambil - menunjukkan inisiator dari keputusan ini.
