Penjadwalan dan pengorganisasian jam kerja merupakan komponen penting dari kerja yang efektif di posisi apapun. Dalam hal posisi manajerial, pentingnya perencanaan awal semakin meningkat, oleh karena itu perlu untuk mendekati masalah ini dengan sangat hati-hati.
instruksi
Langkah 1
Manajer dapat merencanakan waktunya sendiri atau mendelegasikan sebagian atau seluruh fungsi ini kepada asisten sekretaris. Bagaimanapun, seseorang tidak dapat melakukannya tanpa interaksi dengan sekretaris, karena dialah yang menyiapkan dan mengatur rapat, bahan untuk rapat, dan menerima panggilan masuk. Selain itu, sekretaris biasanya menyimpan di kepalanya semua rencana manajer yang diketahuinya dan mencoba mendistribusikannya sesuai jam kerja, oleh karena itu sangat penting untuk segera memberi tahu sekretaris tentang perubahan rencananya.
Langkah 2
Tetapi Anda tidak boleh hanya mengandalkan sekretaris, penting untuk mempelajari cara mengalokasikan waktu Anda sedemikian rupa sehingga memiliki waktu untuk melakukan semua yang direncanakan. Cara yang baik untuk melakukannya adalah dengan menganalisis setiap jam yang telah berlalu dan mencari tahu persis apa yang telah dilakukan dan berapa lama waktu yang dibutuhkan. Penting juga untuk menyoroti sendiri tugas-tugas global utama sebagai seorang pemimpin, dan mencurahkan sebagian besar waktu kerja Anda untuk solusi mereka. Bagaimanapun, tugas yang paling penting harus diselesaikan di tempat pertama, karena diketahui bahwa 80% dari tugas saat ini diselesaikan dalam 20% pertama hari kerja, dan sisa waktu dihabiskan hanya 20% dari pekerjaan.
Langkah 3
Jangan biarkan peristiwa acak melewati jadwal Anda. Lebih baik meluangkan waktu untuk mereka terlebih dahulu dalam rencana, ini akan memungkinkan Anda untuk lebih mungkin memiliki waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas utama. Saat merencanakan pertemuan, acara, rapat, konferensi, lanjutkan dari waktu nyata yang mereka perlukan, dengan mempertimbangkan persiapan, pengenalan awal dengan materi, diskusi spontan dan pertanyaan. Cobalah untuk mendistribusikan acara seperti itu tepat waktu sehingga awal pertemuan berikutnya tidak bertentangan dengan akhir pertemuan sebelumnya, karena dalam hal ini Anda akan sering terpaksa terlambat atau gagal di final.
Langkah 4
Tugas sekretaris sering kali mencakup perencanaan awal untuk hari dan minggu itu, dengan mempertimbangkan panggilan, penawaran, undangan yang diterima. Dianjurkan pada akhir hari kerja untuk mendiskusikan dengan sekretaris idenya tentang jadwal Anda, membuat penyesuaian untuk itu. Lebih baik dilakukan pada sore hari, sehingga sekretaris memiliki kesempatan untuk melakukan perubahan, menelepon dengan proposal untuk menunda acara ini atau itu. Kontak terus-menerus dengan sekretaris harus menjadi kebiasaan, karena jadwalnya secara langsung tergantung pada Anda, dan banyak acara memerlukan persiapan awal di pihaknya.
Langkah 5
Analisis hari kerja terakhir dalam hal mengalokasikan waktu Anda secara efisien. Mungkin Anda akan melihat solusi yang memungkinkan Anda melakukan lebih banyak, misalnya, mengadakan beberapa pertemuan di area yang sama atau menggabungkan beberapa acara. Buat catatan tentang peristiwa masa lalu dan yang direncanakan dalam buku harian Anda.
