Penyimpanan dokumentasi yang tepat akan menghindari masalah dalam menemukan kontrak yang tepat. Setelah menghabiskan sedikit waktu untuk mengajukan surat berharga, Anda akan yakin bahwa surat berharga yang diperlukan akan selalu tersedia dengan aman dan sehat.
instruksi
Langkah 1
Untuk dengan mudah menemukan dokumen yang Anda butuhkan, buatlah buku akuntansi. Berikan nomor kontrak dan masukkan ke dalam buku catatan ini. Selain nomor seri, tuliskan tanggal saat kontrak dibuat. Baris dalam jurnal akan terlihat seperti ini: 1. Kontrak No. 987DL tanggal 23.03.2010. Di samping, dalam catatan, tunjukkan esensi kontrak, jika disyaratkan oleh gaya pengarsipan korporat.
Langkah 2
Buat untuk setiap badan hukum, jika ada beberapa di antaranya dalam organisasi, daftar dokumennya sendiri. Gunakan simbol konvensional untuk menunjukkannya. Misalnya, masukkan kontrak LLC "Gambar Lucu" sebagai 987ВК. Dan kontrak dari OJSC "Murzilka" menandai 987 juta. Tetapkan nomor secara ketat untuk menghindari kebingungan.
Langkah 3
Ajukan kontrak ke dalam folder hanya setelah melalui semua tahap persetujuan, telah ditandatangani oleh direktur umum kedua belah pihak, dan semua stempel telah dibubuhkan. Pilih pengikat hardcover untuk menjaga dokumen Anda tetap aman. Buat folder terpisah untuk setiap badan hukum.
Langkah 4
Untuk memasukkan kontrak ke dalam binder, lepaskan klip kertas yang menghubungkan lembaran dengan hati-hati. Buat lubang baru dengan pelubang kertas. Masukkan dokumen ke dalam folder dan kencangkan dengan sulur logam. Pisahkan satu kontrak dari yang lain dengan lembar A4 kosong.
Langkah 5
Ada cara lain untuk mengarsipkan dokumen. Beli satu set file transparan. Tempatkan setiap kontrak dalam sampul terpisah dan amankan dalam folder.
Langkah 6
Jangan memasukkan terlalu banyak kontrak ke dalam satu folder - lembaran mungkin kusut. Pengikat harus mudah ditutup agar kertas tidak mengintip keluar.
Langkah 7
Sisihkan rak terpisah di rak untuk menyimpan folder dengan dokumen. Di akhir pengikat, tunjukkan tahun dan badan hukum untuk mana kontrak dibuat. Dengan cara ini Anda dapat dengan cepat menemukan kontrak yang Anda butuhkan, jika diperlukan.
Langkah 8
Tidak perlu menyimpan folder dengan dokumen yang dibuat tiga hingga empat tahun lalu. Masukkan ke dalam kotak kardus yang ketat, tanda tangani tahun dan badan hukum yang memiliki kontrak. Kirim paket ke gudang. Temukan tempat penyimpanan yang kering. Kelembaban dapat membunuh sekuritas.
