Penawaran komersial, deskripsi layanan, dan peluang kerja sama tetap menjadi alat periklanan yang populer saat berkomunikasi dengan calon mitra. Kerjasama dengan satu perusahaan berarti penolakan untuk orang lain - dan penting untuk menulis surat dengan benar agar tidak kehilangan kontak yang menjanjikan
Mengapa tawaran itu ditolak?
Sebagai aturan, tawaran komersial adalah tahap pertama negosiasi: klien belum memutuskan dengan siapa dia akan bekerja, pemasok atau kontraktor sedang menunggu keputusannya dan berusaha menarik perhatian pada diri mereka sendiri. Penawaran komersial dikirim dalam lusinan - ini adalah kesempatan untuk menunjukkan diri Anda dalam cahaya terbaik, menggambarkan semua kemampuan Anda dan menciptakan kesan yang baik pada calon mitra. Segera setelah keputusan dibuat, semua proposal yang diterima dikirim ke folder dengan calon kontak jika Anda harus mengganti kontraktor - dan dalam situasi ini penting untuk membuat surat penolakan dengan benar, sambil mempertahankan kemungkinan pengulangan kontak.
Etika penolakan
Dalam sebuah surat dengan penolakan, penting untuk menunjukkan rasa hormat kepada lawan bicara - proposalnya layak, ia menghabiskan waktu untuk membahas detailnya, meskipun tidak dimahkotai dengan kesimpulan dari suatu perjanjian, dan mengharapkan keputusan dari Anda, bahkan yang negatif.
Penolakan dilakukan pada kop surat perusahaan dalam bentuk elektronik atau kertas, tergantung pada situasinya. Standar komunikasi bisnis mengharuskan baris subjek yang ditunjuk netral, tanpa negatif - frasa "Jawab proposal Anda", "Tentang kerja sama", "Tentang pekerjaan" cocok. Pilih subjek yang digunakan penerima dalam suratnya. Tidak diinginkan untuk menggunakan subjek respons otomatis untuk email, misalnya, "RE: Penawaran komersial", sehingga tidak ada perasaan tidak memperhatikan penerima.
Tidak ada yang baru dalam menangani lawan bicara untuk surat semacam ini - disarankan untuk menggunakan nama dan patronimik, jika Anda mengenalnya, dengan tambahan kata "Sayang". Di akhir banding, tanda seru atau koma diletakkan, tergantung pada standar pembuatan surat perusahaan Anda. Elemen penting lain dari penolakan tertulis adalah tautan ke tawaran yang datang kepada Anda dan yang sebenarnya Anda tolak. Lebih baik memasukkan tautan di awal surat, segera setelah permintaan - "Menanggapi permintaan Anda dari 08/06/12 …", "Untuk penawaran komersial mulai 9 Mei …".
Sangat penting untuk mengungkapkan penyesalan atas penolakan tersebut. Jika dokumen atau materi informasi dilampirkan pada surat dengan penawaran komersial, tunjukkan bahwa Anda menerimanya dan membiasakan diri dengannya - misalnya, “Terima kasih atas presentasi terperinci, spesialis kami telah membaca informasi yang diberikan, tetapi, sayangnya, kami terpaksa menolak jasamu . Jangan lupa untuk menunjukkan alasan penolakan jika Anda diberi wewenang untuk melakukannya - misalnya, jika penawaran tidak memenuhi persyaratan tender. Pilihan tawaran yang lebih menguntungkan sebagai alasan penolakan secara tradisional tidak disuarakan.
