Dokumentasi penting - kontrak, faktur, tindakan - harus disimpan di perusahaan untuk waktu yang lama. Untuk beberapa sekuritas, periode ini adalah lima atau bahkan sepuluh tahun. Untuk mencegah agar dokumen tidak kusut atau hilang, mereka harus diarsipkan dan diarsipkan dengan benar.
Diperlukan
- - folder - pengikat;
- - file transparan - kantong.
instruksi
Langkah 1
Untuk mengajukan kontrak, tunggu sampai ditandatangani oleh semua pihak yang berkepentingan. Dapatkan tanda tangan dari CEO kedua belah pihak dan tempelkan stempel mereka. Kemudian buat salinan dokumen dan berikan kepada semua orang yang terlibat.
Langkah 2
Beri nomor kontrak. Itu harus berisi angka dan huruf. Misalnya, 123-AB. Masukkan nomor penandatanganan dokumen.
Langkah 3
Buat log kontrak. Masukkan di sana nomor dokumen, tanggal penandatanganan dan badan hukum yang memilikinya. Angka-angkanya harus berurutan, satu demi satu, tergantung kapan kontrak ditandatangani.
Langkah 4
Jika ada beberapa badan hukum di perusahaan, setiap jurnal kontrak harus memiliki sendiri. Ini akan menghindari kebingungan.
Langkah 5
Letakkan kontrak dalam file terpisah. Jika ada banyak kontrak, masukkan semuanya ke dalam satu saku. Ini akan memudahkan untuk membandingkan dokumen dan menemukannya jika perlu.
Langkah 6
Masukkan file ke dalam binder dan amankan dengan pemegang khusus. Jangan diisi dengan ketat, dokumen akan kusut. Tulis di bagian belakang folder badan hukum, dokumen yang disimpan di dalamnya, serta tahun ditandatangani.
Langkah 7
Setelah berakhirnya tiga tahun, folder dengan kontrak dapat dikirim ke gudang. Lipat dalam kotak kardus dan letakkan di tempat yang tidak mudah lembab. Pada kemasan, juga menunjukkan badan hukum yang dokumen terkait dan tahun kontrak ditandatangani.
Langkah 8
Faktur dan tindakan diajukan dengan cara yang sama seperti kontrak. Tapi, daripada daftar dokumen kertas, lebih baik memiliki yang elektronik. Misalnya, dalam program "1C: Akuntansi". Anda dapat mengunduhnya secara gratis di sini: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Ini akan memungkinkan Anda tidak hanya untuk menyimpan catatan semua sekuritas, tetapi juga untuk melakukan berbagai operasi dengan mereka - mencetak salinan tambahan, memperbaiki kesalahan, dll.
