Pemindahan dokumen apa pun ke arsip diatur oleh Undang-Undang Federal No. 125-F3 "Tentang Urusan Kearsipan di Federasi Rusia". Dokumen harus disiapkan, dijelaskan, diarsipkan, dan diberi nomor. Ini harus dilakukan dalam waktu 12 bulan sejak tanggal kasus ditutup.
Diperlukan
- - map;
- - pengikat;
- - pensil sederhana;
- - inventaris dokumenter;
- - memindahkan inventaris.
instruksi
Langkah 1
Untuk mentransfer dokumen ke arsip, aturlah secara berurutan. Urutan bersarang harus dalam urutan kronologis. Misalnya, jika Anda merujuk kasus pidana, maka halaman pertama adalah salinan perintah pengadilan, halaman kedua adalah keputusan awal, dan selanjutnya adalah penyelidikan kasus, mulai dari penyelesaiannya. Jika Anda mentransfer dokumen dari departemen personalia ke arsip, maka lembar pertama adalah aplikasi untuk pemecatan, yang kedua adalah perintah pemecatan, yang ketiga adalah semua dokumen diurutkan berdasarkan tanggal dari akhir.
Langkah 2
Beri nomor semua lembar dimulai dengan nomor satu dalam urutan tata letak. Lakukan penomoran dengan pensil sederhana, tetapi jelas. Buat inventarisasi dokumen, di akhir tuliskan berapa banyak nomor dan halaman yang Anda dapatkan, beri tanda tangan, tanggal inventaris dibuat, stempel organisasi, tanda tangan kepala.
Langkah 3
Kencangkan semua lembar dengan pengikat, pasang inventaris di atasnya. Di folder, masukkan kode surat dengan nama belakang warga negara tempat Anda mentransfer kasing dan tahun transfer dokumen ke arsip. Tahun harus sama di mana kasus berakhir.
Langkah 4
Buat folder terpisah untuk setiap kasus, atau letakkan semua kasus dalam satu tahun ke dalam satu folder besar dan buat tulisan umum pada kode dan kode huruf, yaitu, hanya kasus warga negara yang nama belakangnya dimulai dengan huruf yang sama yang dapat dimasukkan ke dalam satu folder. Tetapi jika Anda menyelesaikan sejumlah dokumen dalam satu folder besar, maka jumlah lembar umum tidak boleh lebih dari 250.
Langkah 5
Sebelum mentransfer kasing ke arsip, buat inventaris transfer. Kolom pertama inventaris dimaksudkan untuk memasukkan nomor seri semua kasus, yang kedua untuk indeks pada nomenklatur. Di kolom ketiga, masukkan nama semua judul, di keempat - tanggal transfer, di kelima - jumlah lembar, di keenam - periode penyimpanan yang ditetapkan untuk kasing di arsip, di kolom ketujuh, masukkan semua tambahan dan catatan. Paling sering, kolom ketujuh diisi jika, karena alasan tertentu, lembar tidak ada dalam dokumen, atau jika Anda segera salah memasukkannya ke dalam inventaris dokumenter dan membuat perubahan.
